Zachowanie zasad konkurencyjności przy zamówieniach pow. 50 tys. PLN - komunikat

W związku z powtarzającymi się błędami w sporządzanej przez Beneficjentów RPO WP na lata 2007-2013 dokumentacji potwierdzającej zachowanie zasad konkurencyjności w odniesieniu do zamówień przekraczających kwotę 50 000,00 PLN IP II przypomina:

• po stronie beneficjenta spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania zachowania zasad konkurencyjności, w szczególności poprzez przedłożenie skierowanych do potencjalnych kontrahentów zapytań ofertowych, co najmniej 3 ofert konkurencyjnych oraz protokołu z wyboru ofert stanowiącego jednocześnie uzasadnienie dokonanego wyboru. 
• zapytanie ofertowe powinno każdorazowo precyzyjnie określać kryteria wyboru, co umożliwi oferentom przedstawienie porównywalnych co do kryteriów ofert. Wiodącym  kryterium musi być cena. Pozostałe kryteria należy dobrać mając na względzie przedmiot i złożoność zamówienia. Wszystkie kryteria muszą mieć charakter obiektywny, a sposób ich sformułowania nie może powodować ograniczenia konkurencji. W przypadku zastosowania więcej niż jednego kryterium wyboru ofert (tj. wybór zostanie dokonany nie tylko w oparciu o kryterium ceny) zapytanie ofertowe powinno wskazywać zasady, na których przyznane zostaną punkty za spełnienie lub nie danego kryterium.  W celu ujednolicenia zasad porównywania ofert w zakresie ceny IP II zaleca każdorazowo zawarcie w zapytaniu ofertowym informacji, iż do przeliczenia wartości ofert wyrażonych w walutach obcych zastosowany zostanie kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty. 
• protokół z wyboru ofert powinien zawierać:
  - datę sporządzenia, która powinna być jednocześnie datą dokonania wyboru;
  - podpis osoby uprawionej do reprezentowania Beneficjenta;
  - jasno określone kryteria wyboru;
  - zestawienie ofert;
  - zestawienie cech ofert podlegających ocenie wraz z przyznaną punktacją, które powinno korespondować z kryteriami wskazanymi uprzednio w zapytaniach ofertowych;
  - w przypadku ofert, których wartość wyrażona jest w walucie obcej – przeliczenie na PLN po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania   wyboru najkorzystniejszej oferty, wraz z podaniem nr tabeli kursu oraz wartości kursu; |
  - jednoznaczne wskazanie oferty wybranej wraz z wyczerpującym i spójnym z założonymi kryteriami wyboru uzasadnieniem podjętej decyzji.
• zapisy sporządzanej przez beneficjentów dokumentacji ofertowej nie mogą powodować ograniczenia konkurencji. Nierówne traktowanie podmiotów biorących udział w postępowaniu ofertowym należy uznać za praktykę sprzeczną z zasadami  postępowania ofertowego, a udokumentowane w ten sposób wydatki za niekwalifikowalne.
• beneficjent ma obowiązek przechowywania całej dokumentacji ofertowej, w tym zapytań ofertowych i dowodów ich wysłania, w oryginale do dnia 31 grudnia 2020r.

Jednocześnie IP II zwraca uwagę, że:

• beneficjent w każdym przypadku jest zobowiązany przedstawić 3 zapytania ofertowe oraz co najmniej 3 oferty konkurencyjne,
• w przypadku braku możliwości przedstawienia co najmniej 3 ofert konkurencyjnych, beneficjent ma obowiązek przedstawić zapytania ofertowe oraz dodatkowo potwierdzenia ich nadania skierowane do co najmniej 3 różnych przedsiębiorstw,
• z kolei w przypadku braku możliwości przedstawienia co najmniej 3 ofert konkurencyjnych oraz jednoczesnego braku zapytań ofertowych wraz potwierdzeniami ich nadania skierowanych do co najmniej 3 różnych przedsiębiorstw, beneficjent jest zobowiązany do przedstawienia wyceny wartości zakupionych towarów/usług/robót budowlanych przez biegłego rzeczoznawcę, niezależnego od stron transakcji.

Natomiast, jeżeli ze względu na innowacyjność przedmiotu zamówienia, nie ma możliwości uzyskania ofert konkurencyjnych, należy przedłożyć opinię o innowacyjności przedmiotu zamówienia, która potwierdzi taki stan rzeczy. Opinia musi zostać sporządzona przez podmioty, które mogą udokumentować kompetencje w określonej dziedzinie związanej z przedmiotem zamówienia (np. jednostki naukowe, instytuty badawcze, rzeczoznawcy).

Informację zamieszczono: 2014.04.29
Aktualizacja informacji: 2014.05.16
Aktualizacja informacji: 2014.06.03