Dowiedz się co zrobić, aby dokonać zmian w projekcie

Od momentu przygotowania wniosku o dofinansowanie do podpisania umowy o dofinansowanie projektu mija kilka miesięcy. Realizacja projektu to kolejne miesiące, a nawet lata. W tym czasie mogą zmienić się zarówno otoczenie, jak i warunki Twojego działania. Może się więc również pojawić potrzeba wprowadzenia zmian w projekcie. Jest to możliwe, chociaż ich zakres nie jest dowolny. Wprowadzanie zmian wymaga szczególnej ostrożności i zachowania procedur, a samowolne działania mogą doprowadzić nawet do utraty części lub całości dotacji. Szczególnej uwagi wymaga dokonywanie zmian finansowych – które nie powinny doprowadzić do zwiększenia kwoty dofinansowania, ani przekroczenia ustalonych w projekcie limitów wydatków.

Szczegółowe zasady dotyczące wprowadzenia zmian w projekcie realizowanym z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach FEP 2021-2027, zostały określone w umowie o dofinansowanie wraz z załącznikami (dalej:Umowa).

Dopuszczalne zmiany

Wszelkie zmiany w realizacji dofinansowanego projektu beneficjent zobowiązany jest zgłosić do Instytucji Pośredniczącej.

Proponowany projekt zmian w realizacji projektu, zarówno z inicjatywy beneficjenta, jak i Instytucji Pośredniczącej, musi być uzgodniony i zaakceptowany przez obie strony.

Zgłoszenie projektu zmian w Umowie może być dokonane, poprzez złożenie niezbędnej dokumentacji, nie później niż przed zakończeniem realizacji projektu, którego termin określony jest w Umowie.

Propozycje zmian w realizacji Projektu Beneficjent zgłasza niezwłocznie do Instytucji Pośredniczącej w formie pisemnej lub w formie elektronicznej w rozumieniu art. 78¹ § 1 - Kodeksu cywilnego  wraz z ich uzasadnieniem i niezbędną dokumentacją.

Co do zasady i w miarę możliwości, zmiany należy zgłaszać przed ich wprowadzeniem.

Zmiany zakresu rzeczowego finansowane z wydatków niekwalifikowalnych i niewpływające na założone wskaźniki, cele i trwałość projektu wymagają jedynie pisemnej informacji ze strony beneficjenta, wskazującej w szczególności ewentualny nowy całkowity koszt realizacji Projektu i nie stanowią zmiany Umowy. Brak pisemnego sprzeciwu Instytucji Pośredniczącej w terminie 30 dni kalendarzowych od wpłynięcia propozycji zmian, może być traktowany przez beneficjenta jako akceptacja dla tego rodzaju zmian.

Nie wymaga formy pisemnego aneksu do Umowy:

• aktualizacja załącznika nr 3 (harmonogramu dokonywania wydatków), o ile nie wpływa na treść Umowy i załączników nr 1 (szczegółowe postanowienia oraz prawa i obowiązki Stron związane z realizacją Projektu) lub 2 do niej (Wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami);
• aktualizacja załączników w ramach Wniosku o dofinansowanie;
• zmiana wynikająca ze zmiany przepisów prawa, w tym wytycznych wymienionych w Umowie, obejmująca również zmianę wynikającą z aktualizacji publikatorów aktów prawnych przywołanych w Umowie bądź zmianę oznaczeń jednostek redakcyjnych przepisów prawa, do których odwołują się postanowienia Umowy, jeżeli zmiana ta ma wyłącznie charakter aktualizacji w związku ze zmianą aktów prawnych i nie niesie ze sobą żadnych zmian w zakresie praw i obowiązków Stron.

Przy akceptacji projektu zmian Instytucja Pośrednicząca bierze pod uwagę, czy proponowane zmiany są niezbędne dla realizacji projektu i czy nie spowodują zagrożenia dla osiągnięcia celów projektu, wyrażonych wskaźnikami, oraz bada jaki mają wpływ na wdrażanie całego Programu.

W uzasadnionych przypadkach Instytucja Pośrednicząca może wyrazić zgodę na:

• utrzymanie przyznanej kwoty dofinansowania bądź jej zwiększenie (w szczególności w zależności od wyniku rozstrzygnięcia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego) ^[1];
  i/lub
• zmianę zakresu rzeczowego projektu, pod warunkiem, że zmieniony zakres projektu jest spójny z celem projektu.

Ewentualne zgody na zmiany, o których mowa powyżej będą podejmowane z uwzględnieniem maksymalnego poziomu dofinansowania w danym Działaniu, a także przy zachowaniu zasad wynikających z programów pomocy publicznej (jeśli dotyczy).

Należy mieć na uwadze, że zmiana zakresu rzeczowego projektu może skutkować obowiązkiem ponownego przeprowadzenia procedury OOŚ i/lub zmianą dokumentów wymaganych ustawą Prawo budowlane, jak również, w uzasadnionych przypadkach, koniecznością przedstawienia dokumentów wcześniej niewymaganych.

W związku z powyższym w przypadku propozycji zmiany zakresu rzeczowego projektu należy wyczerpująco udokumentować, że nowy lub zmieniony element projektu jest lub będzie zgodny z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami w ramach Programu, w szczególności z:

• prawem budowlanym oraz przepisami dotyczącymi oceny oddziaływania na środowisko, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości przeprowadzonego postępowania środowiskowego i zgodności pozwolenia na budowę z zakresem decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach (jeśli w danym przypadku zachodzi konieczność wydania takiej decyzji);
• prawem zamówień publicznych, w tym przede wszystkim, co do prawidłowości wykonania ewentualnych robót dodatkowych oraz dopuszczalności zmian w umowie z wykonawcą podstawowego zakresu projektu (jeśli w danym przypadku zaistnieje taka sytuacja);
• obowiązującymi zasadami kwalifikowalności wydatków; 
• zasadą „nie czyń poważnych szkód środowisku” – DNSH („do no significant harm”), zasadą równości szans i niedyskryminacji, w tym ze względu na płeć, rasę lub pochodzenie etniczne, religię lub światopogląd, wiek lub orientację seksualną oraz niepełnosprawność oraz zapewnieniem równości szans kobiet i mężczyzn i z uwzględnieniem aspektu perspektywy płci, a także z zapewnieniem dostępności dla osób z niepełnosprawnościami;
• zasadami dot. promocji Projektu;
• Regulacjami dot. pomocy publicznej.

Modyfikacje projektu mogą dotyczyć wielu aspektów związanych z realizacją projektu, np.:

• budżetu (zmiana wartości łącznych wydatków w projekcie, przesuwanie wydatków między różnymi kategoriami w związku z różnicami cen, itp.),
• wskaźników realizacji projektu, czyli tego, co zaplanowaliśmy zrealizować (ale tylko wtedy, kiedy nie wpłynie to na cel naszego projektu, a wartość tych wskaźników nie była czynnikiem decydującym o uzyskaniu punktów na etapie oceny naszego wniosku),
• zakresu projektu (np. rezygnacja z jakiegoś zakupu, jeśli okazał się zbędny dla osiągnięcia celu projektu albo wprowadzenie dodatkowych działań, które ułatwią realizację przedsięwzięcia).
  
  

Aneksowanie umowy

Instytucja Pośrednicząca decyduje, czy zaakceptowane zmiany w projekcie wymagają zawarcia aneksu do Umowy, czy jedynie zgody wyrażonej na piśmie. Co do zasady, zmiany polegające jedynie na aktualizacji harmonogramu dokonywania wydatków nie będą wymagały zawarcia aneksu do Umowy. Niemniej jednak zmiany te należy zgłaszać przysyłając zaktualizowany harmonogram, a Instytucja Pośrednicząca może nie wyrazić na nie zgody, jeśli będą stanowiły zagrożenie dla terminowej realizacji projektu.

W przypadku braku zgody na dokonanie zmian beneficjent jest zobowiązany do realizacji projektu zgodnie z obowiązującą wersją wniosku oraz harmonogramu dokonywania wydatków.

W przypadku zmian do Umowy wymagających zawarcia kolejno w krótkim przedziale czasu kilku aneksów, za obopólną zgodą stron Umowy, może zostać zawarty jeden aneks uwzględniający te zmiany. W takim przypadku, do czasu zawarcia aneksu beneficjent jest zobowiązany do informowania o kolejnych zmianach, które zostaną ujęte we wspólnym aneksie.

Bardzo ważne informacje

W przypadku, gdy zauważysz potrzebę dokonania zmiany w projekcie, zawsze skonsultuj się z instytucją, która udzielała Tobie wsparcia. 

_________________________________

 ^[1] Jedynie w bardzo indywidualnych przypadkach, gdy brak zgody na zwiększenie przyznanej kwoty dofinansowania będzie istotnie zagrażał realizacji projektu, co z kolei będzie mogło negatywnie skutkować na wdrażanie całego Programu.