Poznaj proces podpisywania umowy

Po otrzymaniu informacji o wybraniu projektu do dofinansowania w ramach FEP 2021-2027 wnioskodawca otrzymuje od Instytucji Pośredniczącej informację na temat dodatkowych dokumentów, które musi dostarczyć oraz formalności, które musi wypełnić w związku z planowanym zawarciem umowy o dofinansowanie.

Ramowe informacje na temat przebiegu procesu podpisywania umowy o dofinansowanie wraz ze standardowym wykazem dokumentów, których złożenie z reguły jest wymagane na tym etapie, zawarte są w Regulaminie wyboru projektów w ramach naboru, w którym był składany wniosek o dofinansowanie.

Należy pamiętać, że wnioskodawca zostanie poinformowany o konkretnych wymaganiach związanych z podpisaniem umowy o dofinansowanie danego projektu, uzależnionych przykładowo od statusu wnioskodawcy, osób podpisujących umowę (np. konieczność dostarczenia pełnomocnictwa), ewentualnej konieczności zaktualizowania wniosku o dofinansowanie w związku z zaleceniami wydanymi na etapie oceny lub zmianą poziomu/kwoty dofinansowania w związku z rozstrzygnięciem naboru.
Umowa o dofinansowanie może być podpisana w formie pisemnej lub w formie elektronicznej , w zależności od wyboru wnioskodawcy.   

Umowa o dofinansowanie

Prawa i obowiązki beneficjenta określone są w umowie o dofinansowanie wraz z załącznikami podpisanej pomiędzy nim a Instytucją Pośredniczącą. Jest to najważniejszy dokument, którego zapisy obowiązują beneficjenta przez cały okres realizacji projektu. Ponadto realizacja projektu musi być zgodna z obowiązującym prawem, zarówno prawem UE jak i krajowym, w tym z tzw. ustawą wdrożeniową oraz przepisami odnoszącymi się do konkretnej dziedziny, której projekt dotyczy.

Po otrzymaniu informacji o wyborze projektów do dofinansowania należy dostarczyć do ARP poniższe dokumenty:

• Wniosek o dodanie osoby/osób uprawnionych do zarządzania projektem po stronie Beneficjenta. Przez osobę zarządzającą projektem rozumie się osobę, wskazaną przez Beneficjenta upoważnioną w ramach obsługi aplikacji SL2021 w jego imieniu do wszelkich czynności związanych z realizacją projektu, w szczególności do zarządzania uprawnieniami innych użytkowników Beneficjenta, przygotowywania i składania wniosków o płatność oraz przekazywania innych informacji związanych z realizacją projektu. W celu wskazania ww. osoby należy przekazać wypełniony Załącznik nr 5 do Wytycznych MFiPR dotyczących warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2021-2027. Procedura zgłaszania osoby uprawnionej zarządzającej projektem po stronie Beneficjenta zawarta została w Załączniku nr 4 do ww. Wytycznych. Wzór dokumentu dostępny poniżej.
  
  
• Harmonogram dokonywania wydatków (XLS). Beneficjent opracowuje, w oparciu o wniosek o dofinansowanie projektu, harmonogram dokonywania wydatków, który po uzgodnieniu jego zapisów z IP-ARP, staje się Załącznikiem do umowy. Wzór dostępny poniżej
  
  
• Oświadczenie Beneficjenta (w przypadku projektu partnerskiego partnera wiodącego) o rachunku/ach bankowym/ch prowadzonym/ch na potrzeby realizacji projektu (tj. na cele refundacji oraz odrębny na cele zaliczki).  Jeżeli nie będą Państwo korzystali z zaliczki, prosimy o informację w tym zakresie. (brak wzoru) Informację Wnioskodawcy o wyborze formy zabezpieczenia, zgodnie z art. 5 Załącznika nr 1 wzoru umowy o dofinansowanie. (brak wzoru)
  
  
• Informację Wnioskodawcy o wyborze formy zabezpieczenia, zgodnie z art. 5 Załącznika nr 1 wzoru umowy o dofinansowanie. Wzór dostępny poniżej.
  
  
• Oświadczenie o zakresie ustroju majątkowego małżonków i prowadzonej działalności gospodarczej. (jeśli dotyczy). W przypadku projektu partnerskiego przedkłada je Beneficjent oraz Partner/rzy.  Wzór oświadczenia dostępny poniżej.
  
  
• Oświadczenie o braku powiązań z Federacją Rosyjską. W przypadku projektu partnerskiego przedkłada je Beneficjent oraz Partner/rzy. Wzór oświadczenia dostępny ponizej.
  
  
• Oświadczenie o sytuacji ekonomicznej przedsiębiorstwa powiązanego dla osób fizycznych i spółek cywilnych bądź dla spółek prawa handlowego (jeśli dotyczy). W przypadku projektu partnerskiego przedkłada je Beneficjent oraz Partner/rzy. Wzór oświadczenia dostępny poniżej.
  
  
• Informacja o adresie e-mail, za pomocą którego Beneficjent oraz ewentualni partnerzy uzyskają dostęp do narzędzia informatycznego służącego do przesyłania wymaganych dokumentów/plików dotyczących zamówień do IP-ARP (maksymalnie jeden adres e-mail dla jednego podmiotu – Beneficjenta/Partnera). (jeśli dotyczy – brak wzoru)
  
  
• Zaktualizowany wniosek o dofinansowanie projektu – w przypadku konieczności wprowadzenia zmian wynikających z procesu oceny. (jeśli dotyczy)

Ponadto należy dostarczyć do Agencji Rozwoju Pomorza SA następujące zaktualizowane dokumenty, które są wymagane do sporządzenia umowy:

• Oświadczenie o statusie MŚP zawierające dane za lata 2023, 2024, 2025, stanowiące załącznik 8.3 do wniosku. W przypadku projektu partnerskiego przedkłada je Beneficjent oraz Partner/rzy.  Wzór oświadczenia dostępny poniżej.
  
  
• Zaktualizowane Oświadczenie o uzyskanej pomocy de minimis, które stanowiło załącznik 8.1a do wniosku (jeśli dotyczy). W przypadku projektu partnerskiego przedkłada je Beneficjent oraz Partner/rzy. Wzór oświadczenia dostępny poniżej.
  
  
• Zaktualizowany „Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis”, który stanowił załącznik 8.1b do wniosku (jeśli dotyczy). W przypadku projektu partnerskiego przedkłada je Beneficjent oraz Partner/rzy. Wzór formularza dostępny poniżej.
  
  
• Zaktualizowany „Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc inną niż pomoc w rolnictwie lub rybołówstwie, pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie”, który stanowił załącznik 8.2 do wniosku (jeśli dotyczy). W przypadku projektu partnerskiego przedkłada je Beneficjent oraz Partner/rzy. Wzór formularza dostępny ponizej.
  
  
• Pełnomocnictwo w przypadku, gdy umowa o dofinansowanie projektu podpisywana będzie w imieniu Wnioskodawcy przez pełnomocnika. Co najmniej forma pisemna z podpisem/ami poświadczonym/mi notarialnie. (jeśli dotyczy).

Każdy z powyższych dokumentów, z wyjątkiem harmonogramu dokonywania wydatków, należy dostarczyć w jednym egzemplarzu podpisanym przez upoważnioną osobę zgodnie z dokumentem rejestrowym Wnioskodawcy.  W przypadku uzupełnień składanych przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej muszą one zostać opatrzone wyłącznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby/ osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu aplikującego o dofinansowanie. (preferowana forma uzupełnień - forma elektroniczna).