Agencja Rozwoju Pomorza S.A.

Rozliczanie wydatków w projekcie

Zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie projektu, Beneficjent zobowiązany jest zapewniać prawidłową i terminową realizację projektu oraz osiągnięcie celów zakładanych we wniosku o dofinansowanie, w szczególności tych wyrażonych za pomocą wskaźników.

Po podpisaniu umowy Beneficjent zobowiązany jest do regularnego składania wniosków o płatność za pośrednictwem systemu CST2021. Możliwe jest złożenie następujących wniosków o płatność:

• wniosek sprawozdawczy (zawiera część sprawozdawczą, bez części finansowej),
• wniosek refundacyjny (zawiera zarówno część sprawozdawczą jak i część finansową),
• wniosek końcowy (zawiera zarówno część sprawozdawczą jak i finansową oraz rozliczenie dotacji warunkowej - dot. projektów z komponentem wdrożeniowym),
• wniosek zaliczkowy (nie należy go łączyć z innymi wnioskami o płatność),
• wniosek rozliczający zaliczkę (można go łączyć z wnioskiem refundacyjnym oraz z wnioskiem końcowym).

Pierwszy wniosek o płatność należy złożyć w terminie do 3 miesięcy licząc od daty rozpoczęcia realizacji projektu lub zawarcia umowy, w zależności od tego, która data jest późniejsza. Może to być wniosek sprawozdawczy lub wniosek refundacyjny. Do wniosków o płatność rozliczających poniesione wydatki Beneficjent załącza komplet dokumentów potwierdzających prawidłowo poniesione wydatki, dotyczące wszystkich pozycji wskazanych w Zestawieniu dokumentów w danym wniosku o płatność.

Wydatki ponoszone w ramach realizowanego projektu i rozliczane we wnioskach o płatność muszą spełniać warunki określone w następujących dokumentach:

•  Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 (https://www.arp.gda.pl/plik,8172,wytyczne-dotyczace-kwalifikowalnosci-wydatkow-na-lata-2021-2027.pdf),
• Regulamin wyboru projektów dla naboru wniosków o dofinansowanie projektów dla Działania 1.1 Badania i innowacje w przedsiębiorstwach w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Pomorza 2021-2027 w zakresie projektów dotyczących prac badawczo-rozwojowych w przedsiębiorstwach (FEPM.01.01-IP.03-001/25) (https://www.arp.gda.pl/plik,8385,regulamin-wyboru-projektow-dla-naboru-wnioskow-o-dofinansowanie-projektow-dla-dzialania-1-1-badania-i-innowacje-w-przedsiebiorstwach-w-ramach-programu-regionalnego-fundusze-europejskie-dla-pomorza-2021-2027-w-zakresie-projektow-dotyczacych.docx),
• Zasady kwalifikowania wydatków w ramach naboru dla Działania 1.1 Badania i innowacje w przedsiębiorstwach FEP 2021-2027 w zakresie projektów dotyczących prac badawczo-rozwojowych w przedsiębiorstwach (załącznik nr 2 do w/w Regulaminu) (https://www.arp.gda.pl/plik,8194,zalacznik-nr-2-zasady-kwalifikowania-wydatkow-w-ramach-naboru-dla-dzialania-1-1.docx),
• zawarta z Beneficjentem Umowa o dofinansowanie projektu wraz ze wszystkimi załącznikami.

Dokumenty księgowe ujmowane w Zestawieniu dokumentów muszą zostać opisane zgodnie z Załącznikiem nr 5 do zawartej Umowy o dofinansowanie projektu.

Udzielanie i rozliczanie zaliczek

Jeśli Beneficjent planuje korzystać z zaliczek to należy pamiętać, że płatności zaliczkowe wypłacane są na wyodrębniony rachunek bankowy Beneficjenta prowadzony WYŁĄCZNIE na potrzeby obsługi płatności zaliczkowych w Projekcie. Wniosek zaliczkowy należy złożyć w systemie CST na co najmniej 30 dni przez planowanym terminem wykorzystania zaliczki.

Zaliczka udzielana jest do wysokości udziału dofinansowania w płatności. Kwota jednej zaliczki nie może przekroczyć 25% dofinansowania w Projekcie. Łączna kwota zaliczek udzielonych na realizację Projektu nie może przekroczyć 75% dofinasowania zatwierdzonego w Projekcie.

Składając wniosek o zaliczkę należy wskazać które zadania mają zostać sfinansowane z bieżącej zaliczki. W momencie składania wniosku zaliczkowego Beneficjent winien być związany umową z wykonawcą tej części zakresu projektu, która ma zostać sfinansowana z zaliczki.

Rozliczenie zaliczki następuje w terminie 90 dni od daty obciążenia rachunku bankowego Płatnika, chyba że Instytucja Pośrednicząca wskaże inny termin. W przypadku nieprawidłowego lub nieterminowego rozliczenia zaliczki Instytucja Pośrednicząca nalicza odsetki jak dla zaległości podatkowych zgodnie z UFP.

Formy rozliczenia zaliczki:

• złożenie w systemie CST2021 wniosku rozliczającego zaliczkę wraz z dokumentami potwierdzającymi prawidłowe poniesienie wydatków, na które zaliczka została udzielona,
• zwrot niewydatkowanej kwoty zaliczki na rachunek bankowy wskazany przez Instytucję Pośredniczącą.

Kontrola i promocja

Weryfikacja prawidłowości realizacji projektu i ponoszonych wydatków oraz osiągnięcia celu projektu podlega kontroli Instytucji Pośredniczącej FEP 2021-2027 – Agencji Rozwoju Pomorza S.A. IP-ARP przeprowadzi kontrole w miejscu realizacji projektu, na oryginałach dokumentów zarówno w trakcie realizacji projektu jak i po jego zakończeniu. Więcej informacji dot. kontroli projektów znajduje się w zakładce https://www.arp.gda.pl/2487,dowiedz-sie-jak-przebiega-kontrola.

Ważne, aby Beneficjent wypełniał wszystkie, niezbędne obowiązki związane z promowaniem projektu, do których obligują go zapisy zawartej umowy. Weryfikacja wypełnienia powyższych obowiązków następuje już podczas weryfikacji pierwszego, złożonego w ramach projektu wniosku o płatność. Niedopełnienie powyższych obowiązków może wiązać się z korektą finansową na projekcie. Więcej informacji dot. zasad promowania projektów znajduje się w zakładce https://www.arp.gda.pl/2465,zasady-promowania-projektow.

Udzielanie zamówień

Niezwykle istotne jest udzielanie zamówień z poszanowaniem zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Obowiązują w tym zakresie szczegółowe reguły, zależne od typu podmiotu oraz wartości zamówienia.

Należy pamiętać, że wynagrodzenia personelu badawczego rozliczane na podstawie umów zlecenia i o dzieło wymagają zachowania procedur konkurencyjnych, o których mowa w podrozdziale 3.2 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 (https://www.arp.gda.pl/plik,8172,wytyczne-dotyczace-kwalifikowalnosci-wydatkow-na-lata-2021-2027.pdf). Nie ma konieczności stosowania procedur konkurencyjnych tylko jeżeli osoba prowadząca prace B+R na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło została imiennie wskazana w ocenionym pozytywnie wniosku aplikacyjnym. Zwracamy szczególną uwagę na fakt, iż zlecanie zadań w projekcie osobom niezatrudnionym w przedsiębiorstwie na podstawie umowy o pracę, które jednocześnie prowadzą działalność gospodarczą traktowane jest jako podwykonawstwo (B2B). Koszty wynagrodzeń takich osób nie mogą być rozliczane w projekcie w kategorii wydatku: Personel projektu. Należy je rozliczać w kategorii: Podwykonawstwo – Usługi zewnętrzne. Zawieranie umów typu B2B w projekcie wymaga zachowania procedur konkurencyjnych, o których mowa w podrozdziale 3.2 w/w Wytycznych.

Więcej informacji dot. udzielania zamówień w ramach projektów znajduje się w zakładce https://www.arp.gda.pl/2497,udzielanie-zamowien-w-ramach-projektu.