#WorkinthetimeofCorona - Trójmiejskie firmy sektora usług biznesowych nadal realizują plany rozwoju i aktywnie zatrudniają

Cóż dziwne czasy! Kto mógłby pomyśleć, że siedzenie na kanapie i mycie rąk może uratować świat? Ale tak właśnie jest. Aby spowolnić rozprzestrzenianie się wirusa COVID-19, większość rządów na całym świecie zamknęła granice i wprowadziła ograniczenia gromadzenia się, nawołując obywateli, żeby zostali w domach. Świat biznesu musiał szybko zareagować.

W Trójmieście działa wiele firm technologicznych, z których większość już wcześniej wprowadziła zasady dotyczące pracy zdalnej. Dlatego przejście na tryb pracy z domu nie było aż tak trudne, jak w przypadku innych sektorów. Jednak sporadyczna praca zdalna pojedynczych pracowników a praca zdalna całego zespołu w pełnym wymiarze czasu to dwa zupełnie inne wyzwania, a to ostatnie wymaga więcej niż laptopa i szybkiego połączenia z Internetem.  

Rozmawialiśmy z kilkoma naszymi partnerami w State Street Bank Polska, Bayer Service Center, Arla Global Shared Services Center, Solwit, DLabs, Ciklum, Olivia Business Centre, QSAR Lab i DNV GL i zapytaliśmy ich o to, jak sobie radzą z tym wyzwaniem, jak dbają o bezpieczeństwo, morale i dobre samopoczucie swoich pracowników oraz ciągłość biznesową.  

Dla wszystkich naszych partnerów zdrowie i bezpieczeństwo pracowników jest zdecydowanym priorytetem. Wszyscy wdrażają procedury, które mają zapewnić bezpieczeństwo i pracowników, i ich rodzin. Najczęstszą i najskuteczniejszą strategią było wdrożenie natychmiastowej pracy z domu, za wyjątkiem niezbędnego personelu. Pracodawcy współpracują też z właścicielami nieruchomości przy odkażaniu biur, które muszą pozostać bezpieczne dla tych, którzy przychodzą do pracy. Współpracują również z władzami regionalnymi i ekspertami medycznymi, śledząc rozwój pandemii, informując swoich pracowników i aktualizując plany ciągłości operacyjnej w miarę rozwoju sytuacji.  

Ale to także coś więcej niż dbałość o bezpieczeństwo i praca z domu - to transformacja biznesowa w tempie i na skalę nigdy wcześniej nie spotykaną. Jak sobie z tym radzą nasi partnerzy z Pomorza? 

Bezpieczeństwo przede wszystkim 
Nasi partnerzy bardzo poważnie podchodzą do kwestii bezpieczeństwa. Wszystkie biura Ciklum w 10 krajach pracują zdalnie z domu. W State Street Bank, w którym ze względu na charakter zadań obowiązują ograniczenia pracy z domu dla niektórych stanowisk, obecnie ponad 80% kadry pracuje z domu. 

Firmy uruchamiają lokalne, regionalne i międzynarodowe kanały komunikacji, dzięki którym pracownicy mają dostęp do informacji i najświeższych danych. Zapewnia to zarówno lokalną, jak i globalną perspektywę rozproszonym zespołom. Wykorzystywane narzędzia to wewnętrzne mikrostrony, cotygodniowe spotkania zarządu z pracownikami albo newslettery. Przykładem jest cotygodniowy biuletyn Ciklum, podzielony na sekcje dotyczące mikrostrony, internetowych wydarzeń towarzyskich organizowanych przez firmę, zajęć sportowych (takich jak np. plank challenge), czy seminariów internetowych (gdzie można zdobyć umiejętności zarówno techniczne, jak i miękkie). State Street Bank Polska wdrożył antykryzysowe mnemotechniki, takie jak 4C: Care, Communication, Clarity and Calm, żeby zaspokoić potrzeby pracowników w zakresie przejrzystej i częstej komunikacji. Ponadto dyrektor generalny DNV GL regularnie nagrywa wiadomości wideo dla wszystkich pracowników, podczas których informuje o środkach podejmowanych przez firmę w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom oraz o tym, jak firma dostosowuje się do zmieniającej się sytuacji, żeby zachować ciągłość biznesową. 

Nie wszyscy jednak mogą pracować z domu. Są pracownicy, którzy muszą pojawiać się w pracy - i to tutaj deweloperzy i zarządcy obiektów muszą wykazać się ogromnym profesjonalizmem. Olivia Business Centre współpracuje z epidemiologami i ekspertami ds. bezpieczeństwa publicznego, aby zapewnić ochronę zdrowia wszystkich użytkowników obiektów, którzy muszą przyjeżdżać do pracy.  

Technologia odegra kluczową rolę w walce z wirusem, twierdzi większość firm. Solwit, we współpracy z partnerami, uruchomił Qlicmed (aplikację do codziennego raportowania stanu zdrowia i ewentualnych objawów chorobowych, które mogą wskazywać na infekcję COVID-19), podczas gdy DLabs.AI pracuje nad rozwiązaniem opartym na sztucznej inteligencji, które ma pomóc pracownikom w zachowaniu bezpieczeństwa. 

Firmy starają się, aby z ich działań płynął prosty, spójny przekaz: „Jesteśmy z wami. Ci sami ludzie, pracujemy tak samo wydajnie, tylko z innej lokalizacji: z domu”.  

Samopoczucie w czasie kryzysu 
Jedną z największych wad pracy w domu jest poczucie samotności i izolacji, które mogą się pogłębiać. Dodajmy do tego dodatkowy stres związany z wiadomościami o rozprzestrzenianiu się wirusa i niepewnością jutra, a ta kombinacja może okazać się fatalna. Nasi partnerzy zdają sobie z tego sprawę i próbują zapobiegać eskalacji.   

Według ekspertów, jednym z pierwszych kroków do dobrze zorganizowanej w pracy w domu jest stworzenie odpowiedniej przestrzeni do pracy - wygodnej i wyposażonej we wszystkie niezbędne narzędzia pracy. Nasi partnerzy pomogli swoim pracownikom zorganizować domowe biura, zapewniając im niezbędny sprzęt: monitory, dodatkowe laptopy, a nawet krzesła. W niektórych przypadkach firmy utworzyły również miejsca pracy dla pracowników o specjalnych potrzebach. Inni wysłali przesyłki z grami i innymi akcesoriami dla dzieci pozostających w domu.  

Wszystkie firmy, z którymi rozmawialiśmy, organizują wirtualne ćwiczenia, aby zmotywować pracowników do aktywności fizycznej podczas dnia pracy. Na przykład Arla ma regularne zajęcia jogi online, a QSAR Lab prowadzi cotygodniowe sesje AMA (Ask Me Anything) z zespołem kierowniczym. 

Zespoły kierownicze z kolei organizują regularne sesje burzy mózgów na temat tego, jak zachować zdrowie fizyczne i psychiczne w czasie izolacji. DNV GL organizuje serię webinariów dla pracowników, aby pomóc im odnaleźć się w nowej rzeczywistości. 

Drobne rzeczy mają znaczenie: poranne przerwy kawowe z zespołem, które pomagają stworzyć codzienną rutynę, krótkie sesje uważności, spotkania on-line bez tematów biznesowych - to wszystko stwarza świetne okazje do lepszego poznania się współpracowników. Takie spotkania wymagają również ustrukturyzowania: niektórzy organizują imprezy integracyjne, takie jak nieformalne sesje uczenia się podczas lunchu, wieczory z grami, urodziny, uroczystości rocznicowe i quizy za pośrednictwem wideokonferencji.  

Inni sięgają po rozwiązania z domieszką humoru, np. Bayer Service Center podczas długich spotkań wprowadził przerwy “Feet For Home Office”, podczas których uczestnicy pokazują swoje skarpetki… podczas absolutnie poważnego spotkania! 

Spotkania zespołowe stają się przyjemniejsze dzięki niecodziennym wirtualnym wyzwaniom, takim jak choćby uczestniczenie w spotkaniach razem ze zwierzętami domowymi, wspólne jedzenie obiadów, czy improwizowanie tańca. 

Jednocześnie firmy szkolą swoich menedżerów i liderów w zakresie zmiany sposobu zarządzania i oceny nastrojów w zespołach.  

Nowe miejsca pracy i nie tylko…  
Jedną z największych obaw jest wpływ wirusa na rynek pracy. Okazuje się jednak, że wiele trójmiejskich firm sektora usług biznesowych nadal realizuje plany rozwoju i aktywnie zatrudnia. 

Proces rekrutacji został dostosowany do bieżącej sytuacji i przeniesiony całkowicie do sieci. Firmy takie jak Bayer Service Center w Gdańsku, Hapag Lloyd i Arla Shared Services Center nadal zatrudniają i rozbudowują zespoły. Aktualne oferty pracy znaleźć można na ich stronach internetowych.  

Aby dotrzeć do wielu pracodawców za pośrednictwem jednej aplikacji, warto skorzystać z portalu “Jobs in Pomerania”, który jest inicjatywą Live More. Pomerania, kampanii prowadzonej przez Invest in Pomerania. 

Nasi partnerzy z powodzeniem wprowadzili również w pełni wirtualne procesy onboardingu zgodne z wymogiem społecznej izolacji. Dzięki fantastycznemu wsparciu zespołów IT, nowi pracownicy prawie nie odczuwają różnicy w procesie wdrażania. 

Bayer Service Center np. dostarcza komputery, umowy o pracę i pakiety powitalne już przed pierwszym dniem pracy nowego pracownika, wraz z jasnymi instrukcjami, jak należy się połączyć się z siecią i rozpocząć wdrażanie się w nowe zadania. 

Można powiedzieć, że w Trójmieście wiele firm technologicznych i z sektora usług biznesowych działa jak zwykle… choć zupełnie inaczej!  

Ciągłość działania 
Zapewnienie pracownikom bezpieczeństwa i dobrego samopoczucia to jedno, ale ważne jest również, aby biznes odbywał się jak zwykle, a raczej nawet lepiej niż zwykle, bo klienci oczekują przecież tylko najlepszej obsługi.  

To właśnie w takiej sytuacji jak obecna wsparcie IT okazuje się kluczowe. Działy IT pracują przez 24 godziny na dobę zapewniając stałe wsparcie. Wirtualne sieci prywatne VPN umożliwiają bezpieczne połączenia z sieciami firmowymi, a oparte na chmurze narzędzia do współpracy zespołów pozwalają na zdalną współpracę.  

Większość naszych partnerów ma dobrze opracowane plany ciągłości i wykorzystuje obecną sytuację do ich testowania i ulepszenia. Większość spodziewa się, że będzie w stanie obsługiwać swoich klientów bez większych zakłóceń. Prawie wszystkie firmy mają globalny model operacyjny, oparty na tych samych technologiach i jednakowych procesach niezależnych od regionu i strefy czasowej, oraz możliwość prowadzenia operacji z rozproszonych lokalizacji.  

Plany ciągłości działania (BCP) obejmują rozwiązania zaradcze, takie jak praca z domu, operacje z kilku lokalizacji, zmiany obciążenia pracą i naprzemienność lokalizacji. Rozwiązania te wspierają kontynuację działalności i operacji biznesowych oraz łagodzą wpływ sytuacji pandemii na świadczenie usług.  

Dla naszych partnerów klienci są focusem działań, wszyscy starają się więc, żeby komunikacja była transparentna. Informując o tym, co dzieje się w ich firmach, budują zaufanie klientów. 

Mniejsze firmy i startupy, takie jak DLab.AI, nie ukrywają, że kilku z ich klientów wycofało zamówienia. Nie jest to jednak powodem do zniechęcenia, przeciwnie, firma ma teraz więcej czasu, żeby zapewnić istniejącym klientom jak najlepszą obsługę. 

Firmy zarządzające obiektami, takie jak OBC, również stale monitorują i analizują sytuację, aby umożliwić swoim rezydentom możliwie płynne i bezpieczne funkcjonowanie. W oparciu o zalecenia Głównego Inspektoratu Sanitarnego, zarządcy obiektów zwiększyli również częstotliwość i zakres usług sanitarnych i innych.  

Pokazać człowieczeństwo 
Pewien szalenie popularny internetowy mem głosi: „gdy to wszystko się skończy, będziemy pamiętać, jak traktowaliśmy innych”. Większość z nas, zapewne siedzi teraz bezpiecznie w domu z bliskimi. Ale nie wszyscy mają tyle szczęścia. Pracownicy służby zdrowia, farmaceuci, osoby udzielające pierwszej pomocy to nasi obecni liderzy, którzy dokładają wszelkich starań, aby zapewnić innym bezpieczeństwo - słusznie więc doceniamy ich wysiłki, pomagając w każdy możliwy sposób.  

Trójmiejskie firmy są bardzo aktywne w tym zakresie. DNV GL wspiera szpitale środkami ochrony osobistej i przekierowuje cotygodniowe dostawy owoców do pomorskich szpitali. To niewielka rzecz, a wspiera i pracowników szpitali, i lokalną firmę dostarczającą owoce.  

Pracownicy Bayer Service Center w Gdańsku przeznaczyli 70 000 PLN z budżetu na integrację na darowizny dla szpitali. Jest to częścią ogólnego wsparcia jakie Bayer Polska udziela szpitalom i innym organizacjom opieki zdrowotnej. 

Olivia Business Centre dostarcza sprzęt ochronny i żywność do dwóch szpitali. Wspiera także potrzebujących za pośrednictwem Ojców Dominikanów. Współpracuje poza tym z firmami-rezydentami, organizując np. komputery dla uczniów. Żeby okazać wdzięczność wszystkim dbającym o nasze bezpieczeństwo, każdego wieczoru zapalają wielkie czerwone serce na budynku Olivia Star. 

Jak widać, nawet w tej niepewnej sytuacji władze regionu i firmy z Trójmiasta współpracują i są gotowe utrzymać działalność mimo wszystko, dbając jednocześnie o bezpieczeństwo i zdrowie pracowników. Samorząd regionalny jest w stałym dialogu z firmami na temat systemu wsparcia, który zapewni im stabilność operacji i możliwość dalszego rozwoju.  

Nasi partnerzy mogą liczyć na nas i na wsparcie samorządu województwa. Daje to trójmiejskiemu środowisku biznesowemu pewność planów operacyjnych i rozwojowych. Sytuacja jest dynamiczna, ale jak widać, nasi partnerzy wyciągają wnioski, dostosowują się i rozwijają mimo utrudnień.

Parafrazując Dickensa, najlepsze to czasy, najgorsze to czasy; to wiek mądrości, to wiek głupoty; to epoka wiary, epoka niedowierzania; to wiosna nadziei - a wszystko, co musimy zrobić, to umyć ręce i #zostaćwdomu.

Tutaj można obejrzeć wideo i posłuchać podcastów: https://www.youtube.com/playlist?list=PLObsqZ2EHZxFlX5J5pPucq9yXa_A3E0u7 

O  Invest in Pomerania
Invest in Pomerania to regionalna inicjatywa non-profit, koordynowana przez Agencję Rozwoju Pomorza, która wspiera projekty FDI na Pomorzu, zapewniając pomoc na każdym etapie procesu inwestycyjnego. (www.investinpomerania.pl). Live More. Pomerania, kampania  prowadzona przez Invest in Pomerania zachęcająca  potencjalnych pracowników do przeprowadzki na Pomorze. Ma na celu dzielenie się tym, co najlepsze na Pomorzu z resztą świata (www.livemorepomerania.com).

kontakt:
Nazeen Koonda  | nazeen@investinpomerania.pl

drukuj (#WorkinthetimeofCorona - Trójmiejskie firmy sektora usług biznesowych nadal realizują plany rozwoju i aktywnie zatrudniają)

• data: 2020-04-24