1.
Należy podać okres (w formacie rrrr-mm-dd), za jaki składany jest wniosek. Okres objęty wnioskiem nie musi być okresem obejmującym pełny miesiąc kalendarzowy.
UWAGA: Brak wydatków po stronie beneficjenta nie zwalnia z obowiązku przedkładania wniosku o płatność z wypełnioną jedynie częścią dotyczącą przebiegu realizacji projektu. Wniosek stanowi wówczas podstawę do monitorowania postępu rzeczowego projektu i pozyskania danych niezbędnych do sporządzenia sprawozdania okresowego z realizacji programu.
W pierwszym wniosku o płatność pośrednią w komórce od… należy wpisać datę podpisania umowy o dofinansowanie. Jeżeli beneficjent poniósł wydatki kwalifikowalne przed datą podpisania umowy powinien umieścić je w pierwszym wniosku o płatność zgodnie z zaleceniami dotyczącymi wypełniania punktu B.5.
W komórce do… należy podać datę kończącą okres za jaki składany jest wniosek.
Przy sporządzaniu kolejnych wniosków o płatność należy pamiętać, o zachowaniu ciągłości okresów wykazywanych we wniosku tzn. w komórce od… należy umieścić datę następującą po dacie wykazanej w komórce do… z poprzedniego wniosku (następny dzień kalendarzowy).
Jeżeli wniosek dotyczy wyłącznie przebiegu realizacji projektu w komórce od… należy wpisać datę zgodnie z powyższymi zasadami, w komórce do… należy wpisać datę końcową okresu sprawozdawczego ujętego w danym wniosku.
W sytuacji, gdy dany wydatek kwalifikowalny został pominięty we wniosku o płatność, sporządzonym dla okresu, którego wydatek dotyczy, można go ująć we wniosku za kolejny okres rozliczeniowy. W takiej sytuacji należy w piśmie przekazującym wniosek o płatność do właściwej instytucji zawrzeć informację o umieszczeniu we wniosku o płatność wydatku poniesionego w okresie, za który złożony został poprzedni wniosek o płatność. W punkcie B.5. faktury/dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej dla tych wydatków należy umieścić w ostatnich wierszach.
2.
Należy zaznaczyć krzyżykiem w odpowiednim polu. W przypadku zaznaczenia pola „TAK” – nie należy wypełnić punktów od B.1. do B.6.
Pozostałe pola w punktach A.3.-A.5. wypełnia pracownik instytucji dokonującej weryfikacji wniosku o płatność.
3b.
Należy podać imię, nazwisko oraz dane teleadresowe osoby wyznaczonej przez beneficjenta do kontaktów w części dot. postępu finansowego.
3c.
Należy podać imię, nazwisko oraz dane teleadresowe osoby wyznaczonej przez beneficjenta do kontaktów w części dot. przebiegu realizacji projektu.
10.
Należy podać numer umowy o dofinansowanie projektu.
11.
Należy zaznaczyć krzyżykiem pole „NIE” w przypadku płatności pośredniej – tzn., gdy beneficjent ubiega się o refundację wydatków kwalifikowalnych poniesionych w miarę postępu realizacji projektu lub pole „TAK” w przypadku płatności końcowej: tzn. gdy beneficjent ubiega się o refundację całej kwoty poniesionych wydatków kwalifikowalnych na realizację projektu (projekt jest rozliczany jednym wnioskiem o płatność) lub jeżeli beneficjent ubiega się o refundację ostatniej kwoty poniesionych wydatków kwalifikowalnych (projekt jest rozliczany więcej niż jednym wnioskiem o płatność).
Wniosek o płatność końcową beneficjent zobowiązany jest złożyć w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji projektu zapisanego w umowie o dofinansowanie.
12.
⇒ Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem: należy obliczyć wg jednego z poniższych wariantów, w zależności od zawartego w umowie o dofinansowanie montażu finansowego:
WARIANT I: sposób obliczenia kwoty wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem w której nie występuje pomoc publiczna:
tj. „suma ogółem w PLN” z tabeli w pkt.B.5. kolumna nr 9 („kwota wydatków kwalifikowalnych ogółem”) – „suma ogółem w PLN” z tabeli w pkt.B4. (dochód uzyskany w trakcie realizacji projektu),
WARIANT II: sposób obliczenia kwoty wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem, w której część wydatków podlega zasadom pomocy publicznej tj:
kwota wydatków kwalifikowalnych nie podlegająca zasadom pomocy publicznej = „suma ogółem w PLN” z tabeli w. pkt.B.5. kolumna nr 9 („kwota wydatków kwalifikowalnych ogółem”) – suma ogółem w PLN z tabeli B.5. kolumna nr 11 („w tym kwota wydatków kwalifikowalnych podlegających zasadom pomocy publicznej”) – „suma ogółem w PLN” z tabeli w pkt.B.4. (dochód uzyskany w trakcie realizacji projektu);
kwota wydatków kwalifikowalnych podlegająca zasadom pomocy publicznej = „suma ogółem w PLN” z tabeli w pkt.B.5 kolumna nr 11 („w tym kwota wydatków kwalifikowalnych podlegających zasadom pomocy publicznej”)
Kwota wydatków kwalifikowalnych w wariancie II stanowi sumę punktu a i b
WARIANT III: sposób obliczenia kwoty wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem, w której występuje pomoc publiczna:
tj. „suma ogółem w PLN” z tabeli w pkt.B.5. kolumny nr 9 („kwota wydatków kwalifikowalnych ogółem”) powinna być identyczna z „sumą ogółem w PLN” z tabeli w pkt.B.5. kolumna nr 11 („w tym kwota wydatków kwalifikowalnych podlegających zasadom pomocy publicznej”).
⇒ Wnioskowana kwota do refundacji z EFRR: Beneficjent wnioskuje o refundację poniesionych wydatków, ze środków EFRR przyznanych na podstawie umowy o dofinansowanie. W zależności od występującego w projekcie jednego z wariantów wymienionych w punkcie Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem, wnioskowaną kwotę do refundacji należy obliczyć wg jednego z poniższych schematów tj:
WARIANT I: wnioskowana kwota do refundacji = punkt Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem x wartość dofinansowania wynikająca z umowy ze środków EFRR / całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową o dofinansowanie.
WARIANT II: wnioskowana kwota do refundacji stanowi sumę wartości poniższych punktów a) i b).
„suma ogółem w PLN” z tabeli w pkt.B.5. kolumna nr 9 („kwota wydatków kwalifikowalnych ogółem”) – suma ogółem w PLN z tabeli w pkt.B.5. kolumna nr 11 („w tym kwota wydatków kwalifikowalnych podlegających zasadom pomocy publicznej”) – „suma ogółem w PLN” z tabeli w pkt.B.4. (dochód uzyskany w trakcie realizacji projektu) x wartość dofinansowania wynikająca z umowy ze środków EFRR / całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową.
„suma ogółem w PLN” z tabeli w pkt.15. kolumna nr 11 („w tym kwota wydatków kwalifikowalnych podlegających zasadom pomocy publicznej”) x wartość dofinansowania odnosząca się do pomocy publicznej, wynikająca z umowy/ całkowite wydatki kwalifikowalne objęte pomocą publiczną przedstawione w umowie o dofinansowanie x poziom dofinansowania ze środków Unii Europejskiej (UE)
WARIANT III: wnioskowana kwota do refundacji = kwota wydatków kwalifikowalnych podlegająca zasadom pomocy publicznej tj. „suma ogółem w PLN” z tabeli w pkt.B.5. kolumny nr 11 („kwota wydatków kwalifikowalnych podlegających zasadom pomocy publicznej”) x wartość dofinansowania odnosząca się do pomocy publicznej, wynikająca z umowy/ całkowite wydatki kwalifikowalne objęte pomocą publiczną przedstawione w umowie o dofinansowanie x poziom dofinansowania ze środków Unii Europejskiej (UE).
UWAGA: W przypadku wyboru wariantu II lub wariantu III należy wypełnić pozycję Wnioskowana kwota do refundacji z EFRR:
⇒ Wnioskowana kwota do refundacji z budżetu państwa: Beneficjent wnioskuje o refundację poniesionych wydatków, ze środków budżetu państwa przyznanych na podstawie umowy o dofinansowanie w przypadku projektów objętych pomocą publiczną. W zależności od występującego w projekcie jednego z wariantów wymienionych w pozycji Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem, wnioskowaną kwotę do refundacji należy obliczyć wg jednego z poniższych schematów tj:
WARIANT II b): wnioskowana kwota do refundacji = „suma ogółem w PLN” z tabeli w pkt.B.5. kolumna nr 11 („w tym kwota wydatków kwalifikowalnych podlegających zasadom pomocy publicznej”) x wartość dofinansowania odnosząca się do pomocy publicznej, wynikająca z umowy/ całkowite wydatki kwalifikowalne objęte pomocą publiczną przedstawione w umowie o dofinansowanie x poziom dofinansowania ze środków budżetu państwa.
WARIANT III: wnioskowana kwota do refundacji = kwota wydatków kwalifikowalnych podlegająca zasadom pomocy publicznej tj. „suma ogółem w PLN” z tabeli w pkt.B.5. kolumny nr 11 („kwota wydatków kwalifikowalnych podlegających zasadom pomocy publicznej”) x wartość dofinansowania odnosząca się do pomocy publicznej, wynikająca z umowy/ całkowite wydatki kwalifikowalne objęte pomocą publiczną przedstawione w umowie o dofinansowanie x poziom dofinansowania ze środków budżetu państwa.
13C.
W kolumnie nr 2 należy wpisać pełne nazwy uczestników realizacji projektu. W kolumnie nr 3 należy wpisać numery rachunków bankowych uczestników realizacji projektu zgodnie z danymi zawartymi w umowie o dofinansowanie. W kolumnie nr 4 należy wpisać wnioskowaną kwotę do refundacji w PLN określoną dla poszczególnych uczestników realizacji projektu. Suma kwot z poszczególnych wierszy tabeli musi być tożsama z sumą kwot podanych w pozycjach Wnioskowana kwota do refundacji z EFRR i Wnioskowana kwota do refundacji z budżetu państwa.
UWAGA: Nie dotyczy działania 1.1
14.
Należy wpisać dochód uzyskany w ramach realizowanego projektu, który nie został wykazany w poprzednich wnioskach o płatność, rozumiany zgodnie z art. 55 ust.3 rozporządzenia Rady WE 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r., o ile nie został on wcześniej uwzględniony w trakcie oszacowywania wysokości dofinansowania metodą luki w finansowaniu.
W stosunku do części projektu podlegającej zasadom pomocy publicznej w rozumieniu art. 87 Traktatu, nie należy odliczać uzyskanego dochodu zgodnie z art. 55 ust. 6 Rady WE 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r.
15.
Beneficjent wykazuje we wniosku o płatność WYŁĄCZNIE dokumenty potwierdzające poniesione wydatki kwalifikowalne.
W zestawieniu należy ująć wszystkie zapłacone faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, które stanowią udokumentowanie poniesienia wydatków kwalifikowalnych przez beneficjenta w ramach projektu w okresie objętym danym wnioskiem lub wcześniej. Data dokonania pierwszej płatności nie może być wcześniejsza niż 1 styczeń 2007 a w przypadku projektów objętych pomocą publiczną okres kwalifikowalności rozpoczyna się w momencie otrzymania przez Beneficjenta informacji, iż projekt z zastrzeżeniem szczegółowej weryfikacji kwalifikuje się do wsparcia.
Kolumny w tabeli w punkcie 15. należy wypełnić następująco:
Ad.1: należy podać numer faktury, a jeśli nie jest to możliwe, numer dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, np. nr repertorium w przypadku aktu notarialnego.
Ad.2: należy podać numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe
Ad.3: należy podać NIP wystawcy dokumentu
Ad.4: należy podać datę wystawienia faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej.
Ad.5: należy podać datę dokonania płatności faktury lub innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. W zestawieniu mogą zostać ujęte wyłącznie w całości zapłacone dokumenty. Jeżeli np. faktura była płacona ratami, należy wskazać wszystkie daty płatności za daną fakturę. Dokument, który nie został w całości zapłacony nie może być umieszczany we wniosku o płatność.
W przypadku, gdy refundacji ma podlegać koszt, a nie wydatek np. amortyzacja, należy podać datę księgowania dokumentu (dokonania księgowania na właściwych kontach księgowych).
Ad.6: należy podać nazwę towaru/usługi wyszczególnionego/ej na fakturze/innym dokumencie księgowym o równoważnej wartości dowodowej, będącego/ej kosztem kwalifikowalnym.
W przypadku, gdy faktura/ inny dokument o równoważnej wartości dowodowej zawiera zarówno pozycje z grupy wydatków kwalifikowalnych jak i niekwalifikowalnych, wówczas należy wpisać jedynie pozycje dotyczące wydatków kwalifikowalnych (podając numer pozycji na fakturze oraz dokładny opis/nazwę wydatku z faktury).
Ujmowanie pozycji w sposób zbiorczy:
Istnieje możliwość wpisania zbiorczej nazwy asortymentu np. „meble biurowe”, zamiast przepisywania wszystkich pozycji z faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, jednakże może to nastąpić wyłącznie w przypadku, gdy spełnione są łącznie wszystkie niżej wymienione warunki:
- wszystkie wydatki z faktury dotyczą jednego asortymentu,
- wszystkie pozycje faktury dotyczą wydatków kwalifikowalnych,
- wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT,
- wszystkie wydatki dotyczą jednej faktury,
W przypadku, gdy na fakturze występują różne stawki VAT w ramach jednego asortymentu, należy pogrupować je wg stawek VAT.
W przypadku, gdy tylko kilka pozycji z danego asortymentu (z jednej faktury) jest niekwalifikowalnych możliwe jest umieszczenie w zestawieniu zbiorczej nazwy towarów z jednego asortymentu ze wskazaniem pozycji wyłączonych (np. „materiały biurowe z wył. poz. 28 (papier)”).
Ad.7: należy podać kwotę brutto, na którą została wystawiona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej, dotyczącą zarówno wydatków kwalifikowalnych, jak i niekwalifikowalnych.
Ad.8: należy podać kwotę netto, na którą została wystawiona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej, dotyczącą zarówno wydatków kwalifikowalnych, jak i niekwalifikowalnych.
Ad.9: należy podać kwotę wydatków kwalifikowalnych, zgodnie z przepisami Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r., Rozporządzeniem Komisji
(WE) nr 1828/2006 ustanawiające zasady wdrażania EFRR, EFS oraz Funduszu Spójności, rozporządzeniem nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie kwalifikowania wydatków związanych z projektami współfinansowanymi z funduszy strukturalnych oraz z przepisami krajowymi i dokumentami programowymi. W przypadku, gdy VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym, kwota wydatku kwalifikowalnego obejmuje VAT.
Ad.10: należy wyszczególnić kwotę VAT z kwoty wydatku kwalifikowalnego z kolumny nr 9. Podatek VAT wykazywany w kolumnie 10 odnosi się tylko i wyłącznie do wydatków kwalifikowalnych. W przypadku, gdy VAT jest niekwalifikowalny dla danego beneficjenta, wówczas w kolumnie 10 należy wpisać „0,00”.
W przypadku, gdy beneficjent otrzymał fakturę korygującą, wówczas w punkcie B.5. danego wniosku, beneficjent powinien wykazać fakturę korygującą, uzupełniając kolumny od 1-14 wg powyższych wytycznych (Ad.1 – Ad.14), wpisując w kolumny 9 i 10 tylko różnicę wynikającą z dokonania korekty (jeśli faktura korygująca jest zmniejszająca, beneficjent wpisuje kwotę różnicy ze znakiem minus „-”, natomiast jeśli faktura korygująca jest zwiększająca beneficjent wpisuje kwotę różnicy zwiększenia).
Jeżeli faktura korygowana i faktura korygująca są wykazywane w ramach jednego wniosku
o płatność w punkcie 15. należy je umieścić w sąsiadujących wierszach. Natomiast, gdy faktura korygująca dotyczy faktury ujętej w jednym z poprzednich wniosków o płatność, należy ją wykazać w ostatnich wierszach w punkcie B.5. przed ewentualnymi fakturami dotyczącymi poprzednich okresów, nie ujętymi we wcześniejszych wnioskach o płatność. Informacja o fakturze korygowanej ujętej we wcześniejszych wnioskach o płatność należy umieścić w piśmie przewodnim wraz z podaniem zakresu czasowego wniosku, w którym ujęto fakturę korygowaną.
Ad.11 Należy wyszczególnić kwotę wydatków podlegających zasadom pomocy publicznej z kwoty wydatków kwalifikowalnych z kolumny nr 9, zgodnie z informacjami zawartymi we wniosku o dofinansowanie.
Ad.12 Należy wyszczególnić wydatki odpowiadające zakresowi interwencji EFS w ramach programu operacyjnego EFRR z kwoty wydatków kwalifikowalnych z kolumny nr 9, zgodnie z informacjami zawartymi we wniosku o dofinansowanie.
Ad.13 Należy wyszczególnić wydatki związane z zakupem gruntów.
Ad.14 Należy wyszczególnić wydatki związane z kosztami pośrednimi, ogólnymi i rozliczanymi ryczałtowo.
Ujmowanie wkładu niepieniężnego w punkcie B.5.:
W przypadku ujęcia w punkcie 15. wkładu niepieniężnego (np. nieruchomości, urządzeń, wolontariat), należy go wykazać w następujący sposób:
Ad.1: należy podać nazwę dokumentu, na podstawie którego dokonano wyceny wkładu niepieniężnego. Jeżeli dokument posiada numerację, należy wpisać odpowiedni numer.
Ad.2: nie dotyczy
Ad.3: nie dotyczy
Ad.4: należy podać datę dokonania wyceny wkładu niepieniężnego/datę wystawienia dokumentu na podstawie którego dokonano wyceny wkładu niepieniężnego.
Ad.5: nie dotyczy
Ad.6: należy podać przedmiot wyceny.
Ad.7: należy podać wartość przedmiotu wyceny ogółem.
Ad.8: należy podać taką sama kwotę jak w kol.7.
Ad.9: należy podać tę część przedmiotu wyceny, która odpowiada wydatkom kwalifikowalnym związanym z wkładem niepieniężnym beneficjenta, zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu.
Ad.10: należy wpisać „0,00”
Kolumny od 10-14, należy wypełnić wg powyższych wytycznych (Ad.10 – Ad.14)
16.
W tabeli należy wypełnić tylko informację dotyczącą środków EBI.
Pozostałe wiersze wypełnianie są przez pracowników IP II RPO WP.
17A.Jeżeli w 17. wybrano TAK
W tabeli należy zamieścić informacje dotyczące wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. nr 223, poz. 1655 z późn. zm.) przewidzianych w ramach danego projektu.
Kolumna 1 („Przedmiot zamówienia”): należy wymienić wszystkie przedmioty zamówienia planowane do realizacji w trybie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z ww. ustawą.
Kolumna 2 („Tryb zamówienia”): należy wybrać odpowiedni dla wartości i rodzaju zamówienia tryb postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z ww. ustawą
Kolumna 3 („Status zamówienia”): należy wybrać jeden ze statusów zamówienia dla poszczególnych trybów. W przypadku, gdy w okresie objętym wnioskiem o płatność status zamówienia ulegał zmianie, należy wybrać najbardziej aktualny status.
Kolumna 4 („Data podpisania umowy podstawowej z wykonawcą”): należy podać datę faktycznego lub planowanego podpisania umowy z wykonawcą w formacie (rrrr-mm-dd).
Kolumna 5 („Wartość podpisanej umowy podstawowej z wykonawcą”): należy podać wartość brutto, na jaką podpisano umowę z wykonawcą. W przypadku, gdy beneficjent nie podpisał jeszcze umowy z wykonawcą należy wpisać wartość „0,00”.
Kolumna 6 („Liczba podpisanych aneksów do umowy podstawowej): należy podać aktualną liczbę podpisanych aneksów do umowy, o której mowa w kolumnie 4. W przypadku braku aneksu należy wpisać znak „-”.
Kolumna 7 (Czy aneks do umowy podstawowej dotyczył zmiany wartości umowy podstawowej TAK/NIE): należy wpisać TAK jeśli aneks do umowy podstawowej dotyczył zmiany wartości umowy o której mowa w kolumnie 5: należy wpisać NIE jeśli aneks do umowy podstawowej nie dotyczył zmiany wartości umowy o której mowa w kolumnie 5. W przypadku braku aneksu należy wpisać znak „-”.
Kolumna 8 (Liczba podpisanych umów dodatkowych i uzupełniających do umowy podstawowej) należy podać aktualną liczbę podpisanych umów dodatkowych i uzupełniających do umowy, o której mowa w kolumnie 4. W przypadku braku umów należy wpisać znak „-”.
Kolumna 9 (Wartość umów dodatkowych i uzupełniających do umowy podstawowej) należy podać wartość brutto, na jaką podpisano umowy dodatkowe i uzupełniające z wykonawcą. W przypadku, gdy beneficjent nie zawarł umowy dodatkowej/uzupełniającej z wykonawcą należy wpisać wartość „0,00”.
17B.Jeżeli w 17. wybrano NIE
W tabeli należy zamieścić informacje dotyczące wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. nr 223, poz. 1655 z późn. zm.) przewidzianych w ramach danego projektu.
Kolumna 1 („Przedmiot zamówienia”): należy wymienić wszystkie przedmioty zamówienia planowane do realizacji w trybie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z ww. ustawą.
Kolumna 2 („Status zamówienia”): należy wybrać jeden ze statusów zamówienia dla poszczególnych trybów. W przypadku, gdy w okresie objętym wnioskiem o płatność status zamówienia ulegał zmianie, należy wybrać najbardziej aktualny status.
Kolumna 3 („Data podpisania umowy z wykonawcą”): należy podać datę faktycznego lub planowanego podpisania umowy z wykonawcą w formacie (rrrr-mm-dd).
Kolumna 5 („Wartość podpisanej umowy”): należy podać wartość brutto, na jaką podpisano umowę z wykonawcą. W przypadku, gdy beneficjent nie podpisał jeszcze umowy z wykonawcą należy wpisać wartość „0,00”.
18.
Należy podać w tabeli podstawowe informacje dotyczące postępu rzeczowo-finansowego realizacji projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym stanowiącym załącznik nr 2 do umowy
o dofinansowanie. W przypadku, gdy beneficjent nie poniósł wydatków w okresie sprawozdawczym, w ramach poszczególnych zadań, bądź grup należy wpisać wartość „0,00”.
Kolumna 1 („Nazwa etapu/zadania”): należy wpisać wszystkie etapy ujęte
w harmonogramie rzeczowo – finansowym stanowiącym załącznik nr 2 do umowy
o dofinansowanie.
Kolumna 2 („Stan realizacji”): należy wybrać jedną z możliwych opcji opisujących stan realizacji danego zadania w ramach realizowanego projektu:
Nierozpoczęte - w przypadku zadań, które jeszcze się nie rozpoczęły w okresie sprawozdawczym,
Rozpoczęte – w przypadku zadań, które rozpoczęły się w okresie sprawozdawczym, którego dotyczy wniosek o płatność,
Kontynuowane - w przypadku zadań, które rozpoczęły się w poprzednich okresach sprawozdawczych,
Zakończone – w przypadku zadań, których realizacja zakończyła się w okresie sprawozdawczym, którego dotyczy wniosek o płatność lub wcześniej.
Opcja „Zakończone” może być wybrana tylko raz dla danego zadania.
Kolumna 3 i 4 (Wydatki przypisane zadaniom określonym w aktualnym harmonogramie rzeczowo-finansowym stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie, ogółem i kwalifikowalne”): należy wskazać wydatki, które zostały przypisane określonym etapom/zadaniom ujęte w najbardziej aktualnym harmonogramie rzeczowo – finansowym, stanowiącym załącznik nr 2 do umowy o dofinansowanie projektu.
Koszty ogółem stanowią sumę kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych.
Kolumna 5 i 6 („Wydatki od początku realizacji projektu: ogółem/kwalifikowalne”): należy wskazać wydatki, które zostały poniesione od początku realizacji projektu, w ramach danego etapu/zadania. W tabeli należy ująć również te koszty, które nie zostały dotychczas przedstawione do rozliczenia we wniosku o płatność jednakże zostały poniesione.
Kolumna 7 („Stopień zaawansowania realizacji projektu”): należy podać stopień zaawansowania finansowego kosztów kwalifikowalnych w ramach danego etapu/zadania, dzieląc wartości z kolumny 6 przez wartości z kolumny 4. Wartość w kolumnie 7 nie powinna być większa niż 100%.
Wiersz („Kwota wydatków podlegających zasadom pomocy publicznej”): należy wskazać kwotę wydatków podlegających zasadom pomocy publicznej, które zostały określone w umowie/decyzji o dofinansowanie projektu. Wiersz należy wypełnić zgodnie z powyższymi zaleceniami. W przypadku, gdy beneficjent nie poniósł żadnych wydatków od początku realizacji projektu należy wpisać „0,00”. W przypadku, gdy w projekcie nie wystąpią wydatki podlegające zasadom pomocy publicznej należy wpisać „nie dotyczy”.
Kwota wydatków na cross-financing: należy wyszczególnić wydatki odpowiadające zakresowi interwencji EFS w ramach programu operacyjnego EFRR. W kolumnie 3 należy wpisać kwotę wydatków ogółem (kwalifikowalne i niekwalifikowalne) natomiast w kolumnie 4 należy ująć tylko te wydatki, które są kwalifikowalne. W przypadku, gdy beneficjent nie poniósł żadnych wydatków od początku realizacji projektu należy wpisać „0,00”. W przypadku, gdy w projekcie nie wystąpią wydatki na cross-financing należy wpisać „nie dotyczy”.
Kolumny te powinny być wypełnione także wówczas, gdy punkty 11-16 wniosku
o płatność są niewypełnione.
19B.
Wskaźniki rezultatu: opisują zmiany w sytuacji projektodawcy, jego otoczeniu bądź
ostatecznych odbiorców, jakie nastąpiły w wyniku zrealizowania projektu. Tabela
dotycząca wskaźników rezultatu powinna być wypełniana wyłącznie dla wniosku
o płatność końcową. Tabela dotycząca wskaźników rezultatu powinna być wypełniona zgodnie z punktem D.1.2 wniosku o dofinansowanie.
Kolumna 1 („Nazwa wskaźnika”): Pole wypełniane jest automatycznie.
Kolumna 2 („Jednostka miary wskaźnika”): Pole wypełniane jest automatycznie.
Kolumna 3 („Wartość bazowa wskaźnika”): Pole wypełniane jest automatycznie.
Kolumna 4 („Wartość docelowa wskaźnika”): Pole wypełniane jest automatycznie.
Kolumna 5 („Wartość wskaźnika osiągnięta w wyniku zrealizowania projektu”): – należy podać wartość, jaka będzie osiągnięta w momencie zakończenia projektu bądź w okresie bezpośrednio następującym po tym terminie (w zależności od specyfiki wskaźnika - jednak okres ten nie może być dłuższy niż 1 rok).
Kolumna 6 („Stopień realizacji wskaźnika): Pole wypełniane jest automatycznie.
20.
Należy przedstawić w kilku zdaniach informację o problemach napotkanych w trakcie realizacji projektu w okresie sprawozdawczym objętym wnioskiem o płatność, zadaniach planowanych do realizacji a niezrealizowanych w tymże okresie, wraz z podaniem powodów odstąpienia przez beneficjenta od realizacji określonych zadań bądź wskazaniem przyczyn zewnętrznych, uniemożliwiających realizację konkretnych zadań. W tym miejscu należy również opisać problemy opisane przez beneficjenta w poprzednich wnioskach o płatność, które dotychczas nie zostały rozwiązane.
W przypadku nie wystąpienia problemów wpisać „nie dotyczy”.
21.
Należy opisać w kilku zdaniach działania, jakie beneficjent planuje prowadzić w ramach realizowanego projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność. Opis powinien dotyczyć przede wszystkim planowanych do realizacji działań opisanych w punkcie C.3., a także działań naprawczych podjętych w celu wyeliminowania ewentualnych problemów opisanych w punkcie C.6.
22.
Należy przedstawić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, jakie beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych 12 miesiącach kalendarzowych realizacji projektu, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym kończy się okres sprawozdawczy, którego dotyczy wniosek.
Przykład:
Jeśli Wniosek o płatność jest sporządzany za okres: od 15 maja 2008r. do 20 czerwca 2008r. – prognozę należy przeprowadzić od lipca 2008r. do czerwca 2009r.
W przypadku, gdy okres realizacji projektu jest krótszy niż 12 miesięcy kalendarzowych należy przedstawić informację o planowanych wydatkach aż do zakończenia realizacji projektu.
23.
Należy podać informację na temat kontroli przeprowadzonych przez uprawnione instytucje, inne niż IZ RPO WP i IP II RPO WP (np. Najwyższa Izba Kontroli, Urząd Kontroli Skarbowej, Regionalna Izba Obrachunkowa, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Komisja Europejska i inne).
Kolumna 1 („Nazwa instytucji kontrolującej”): należy podać nazwę instytucji uprawnionej do przeprowadzenia kontroli.
Kolumna 2 („Data przeprowadzenia kontroli – rozpoczęcie”): należy podać datę rozpoczęcia kontroli.
Kolumna 3 („Data przeprowadzenia kontroli – zakończenie”): należy podać datę zakończenia kontroli. W przypadku, gdy w okresie sprawozdawczym, kontrola trwała należy podać datę przybliżonego zakończenia kontroli.
Kolumna 4 („Czy został sporządzony dokument pokontrolny?”): należy podać informację o otrzymanych dokumentach pokontrolnych poprzez wpisanie następujących opcji:
TAK – w przypadku otrzymania dokumentu pokontrolnego w formie np. wystąpienia pokontrolnego, raportu z kontroli, uchwały, informacji pokontrolnej, dokument należy dołączyć do wniosku o płatność.
NIE – w przypadku nie otrzymania dokumentu pokontrolnego do dnia złożenia wniosku o płatność należy niezwłocznie po otrzymaniu dokumentu od instytucji kontrolującej przekazać go do IP II RPO WP.
24.
Należy umieścić informację dotyczącą wypełniania obowiązków w zakresie informacji i promocji projektu zgodnie z punktem E.7 wniosku o dofinansowanie, a także wg „Wytycznych dotyczących promocji projektów UE dla Beneficjentów OP 1RPO WP ”, które stanowią załącznik do Przewodnika Beneficjenta.
Kolumna 1 („Nazwa instrumentu informacji i promocji”): zawiera listę instrumentów wykorzystywanych w celach informacji i promocji zgodnie z wytycznymi dotyczącymi promocji projektów UE dla beneficjentów RPO. W przypadku, gdy beneficjent zastosował inną formę informacji i promocji, niż z załączonej listy należy w wierszu „inne” nazwać wykorzystany instrument.
Kolumna 2 („Sztuki”): należy wpisać liczbę wykorzystanych instrumentów informacyjnych
i promocyjnych. W przypadku nie korzystania z danego instrumentu należy wpisać „-”.
25.
Należy umieścić informację o zgodności/niezgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych poprzez wpisanie w kolumnie 2 następujących opcji:
ZGODNY – w przypadku, gdy projekt realizowany jest zgodnie z daną polityką wspólnotową określoną w kolumnie 1
NIEZGODNY - w przypadku, gdy projekt realizowany jest niezgodnie z daną polityką wspólnotową określoną w kolumnie 1.
26.
Należy wypełnić w przypadku zaznaczenia w punkcie C.11. opcji „NIEZGODNY” w stosunku do którejś z wymienionych polityk. Opis powinien zawierać przede wszystkim:
wyjaśnienie czego dotyczy niezgodność realizacji projektu z politykami wspólnotowymi,
podjęte i planowane do podjęcia w najbliższym czasie działania naprawcze, w celu wyeliminowania niezgodności (maksymalnie 2 500 znaków).
W przypadku zaznaczenia w punkcie C.11. opcji „ZGODNY” w stosunku do wszystkich polityk wspólnotowych należy wpisać „nie dotyczy”.
27.
Należy podać dokładny adres przechowywania dokumentacji związanej z projektem, podając adres i charakter miejsca (np. siedziba firmy). W przypadku, gdy dokumentacja przechowywana jest w kilku miejscach należy podać wszystkie adresy wraz z określeniem zakresu znajdującej się tam dokumentacji.
28.
Należy załączyć wszelkie wymagane załączniki do wniosku o płatność. Załączniki powinny być opisane poprzez wskazanie numeru i tytułu projektu finansowanego w ramach z EFRR, którego dotyczą.
Do wniosków o płatność składane są następujące załączniki:
Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzających dokonanie wydatków kwalifikowalnych. Potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta kserokopie oryginałów faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie powinny zawierać opis (który jest kopią opisu widniejącego na oryginale faktury), zawierający co najmniej:
Numer umowy o dofinansowanie projektu,
Tytuł projektu,
Opis związku wydatku z projektem – należy zaznaczyć, do którego działania w harmonogramie rzeczowo-finansowym, stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie projektu, odnosi się wydatek opisany fakturą/innym dokumentem o równoważnej wartości dowodowej. W przypadku, gdy dokument zawiera wydatki dotyczące więcej niż jednego działania, należy wymienić wszystkie z podaniem ich wartości oraz informacją, która pozycja z faktury/innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej dotyczy poszczególnych działań. Jeżeli w harmonogramie rzeczowo-finansowym działania są podzielone na poddziałania, to należy w opisie dokumentów zachować taką samą szczegółowość. W przypadku gdy występują również wydatki niekwalifikowane, należy wskazać ich wartość tak aby suma wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych była tożsama z całkowitą wartością dokumentu.
Informację o poprawności formalnej i merytorycznej,
Opis w zakresie stosowania ustawy PZP:
Na fakturze należy zamieścić adnotację, iż wydatki wykazane na fakturze są poniesione w zgodzie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych – poprzez podanie Dz.U. i pełnej podstawy prawnej - nr art., jeśli dotyczy również - ust., pkt (podana podstawa prawna będzie wskazywała na powód stosowania ustawy do danych wydatków lub na powód wyłączenia z przepisów ustawy).
Przedłożone do wniosku faktury/ inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wystawione w innym języku niż język polski należy przetłumaczyć przez osobę posiadającą dyplom lub certyfikat poświadczający znajomość danego języka i dołączyć tłumaczenie faktury do wniosku o płatność. Kwoty z faktur /innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wyrażone w walucie obcej należy przeliczyć na złote polskie, stosując właściwy na dany dzień kurs waluty zgodnie z art. 30 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 nr 76, poz. 694 ze zmianami) tj wg kursu średniego ustalonego dla danej waluty przez NBP na dzień przeprowadzenia operacji zakupu (jest to z reguły data wystawienia faktury) lub wg kursu ustalonego w dokumencie odprawy celnej (w zgłoszeniu celnym). Beneficjenci rozliczający się na podstawie Ustawy z dnia 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 Nr 14 poz. 176 ze zmianami) powinni dokonać stosownego przeliczenia w oparciu o metodologię zgłoszoną do właściwego urzędu skarbowego zgodnie z wymogami art. 14b wskazanej ustawy.
W odniesieniu do płatności dokonywanych przez Beneficjenta tryb postępowania jest następujący:
płatności dokonywane z rachunku bankowego prowadzonego w złotych polskich na rachunek odbiorcy prowadzony w walucie obcej należy przeliczyć po kursie sprzedaży stosowanym przez bank, z usług którego korzysta Beneficjent, z dnia dokonania operacji (tj. zapłaty),
płatności dokonywane z rachunku prowadzonego w walucie obcej do kontrahenta zagranicznego (na rachunek prowadzony w walucie obcej) należy przeliczyć po kursie średnim stosowanym przez bank, z którego usług korzysta Beneficjent, z dnia dokonania operacji tj. z dnia zapłaty.
Jeżeli obliczona w wyżej przedstawiony sposób kwota faktycznie poniesiona przez Beneficjenta jest:
niższa od kwoty księgowej (tj. z zastosowaniem kursu średniego NBP) to jako koszt kwalifikowana jest kwota faktycznie poniesionego wydatku,
wyższa od kwoty księgowej(tj. z zastosowaniem kursu średniego NBP) to kwalifikowany jest wydatek do wysokości zaksięgowanej w kosztach.
Powyższe zasady przeliczania faktur należy stosować również w przypadku płatności dokonywanych w transzach. Do ustalenia faktycznie poniesionego wydatku Beneficjent podaje odpowiednio kurs sprzedaży/ kurs średni banku z dnia dokonywania płatności i dokonuje wyliczenia kosztu w PLN (kwota płatności transzy razy kurs). Całkowity koszt poniesiony przez Beneficjenta stanowi sumę kosztów poniesionych na opłacenie poszczególnych transz. Jako kwalifikowane przyjmuje się niższą z kwot tj. kwotę księgowania lub kwotę faktycznie poniesioną przez Beneficjenta
Beneficjent jest zobowiązany umieścić na fakturach informację o zastosowanych kursach tj. podać kurs średni NBP, kurs sprzedaży lub kurs średni bankowy (w zależności od tego z jakiego rachunku dokonywano zapłaty- rachunek złotowy lub walutowy, oraz daty obowiązywania podanych kursów.
W przypadku, gdy system przetwarzania danych ( np. program rachunkowo-księgowy) zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk to dopuszczalne jest załączenie takiego dokumentu bez ww. opisu.
Beneficjent zobowiązany jest do złożenia, wraz z pierwszą fakturą (lub innym dokumentem księgowym o równoważnej wartości dowodowej) w walucie obcej informacji o zasadach ujętych w polityce rachunkowości, stosowanych do rozliczeń związanych z transakcjami walutowymi.
Wszystkie kopie dokumentów powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę do tego upoważnioną oraz opatrzone datą. Prawidłowo potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia to podpis na każdej stronie np. z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem”/”zgodnie z oryginałem” lub podpis na pierwszej stronie z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony …do strony….” oraz parafki na pozostałych stronach – dokument powinien mieć ponumerowane strony i być spięty, tak aby nie ulegało wątpliwości, co jest potwierdzane za zgodność z oryginałem.
UWAGA!
Istnieje obowiązek nadawania oryginałom faktur/innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej oznaczenia informującego o Programie i Funduszu, z którego finansowane są wydatki.
W związku z tym faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej powinny być opatrzone adnotacją: „Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa w ramach RPO WP na lata 2007-2013”. W przypadku, gdy projekt nie jest współfinansowany z budżetu państwa zwrot „oraz z budżetu państwa” nie jest zamieszczany. Zapis ten może również występować w formie pieczęci.
Zgodnie z wymogiem Komisji Europejskiej adnotacja ta powinna być umieszczona na pierwszej stronie oryginału faktury (przed jej skopiowaniem).
Dodatkowo zgodnie z wymogiem Komisji Europejskiej na pierwszej stronie oryginału faktury/innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej, należy zamieścić informację o tym, kiedy wykazano wydatek we wniosku o płatność. W związku z tym faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej powinny być opatrzone adnotacją: „Ujęto we wniosku o płatność z dnia …” (dzień – miesiąc- rok w dowolnym formacie - data podpisania pierwszej wersji wniosku o płatność, w którym ujęto wydatek).
Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac, np. protokoły odbioru – dotyczy to tylko przypadków, gdy dokumenty te są wymagane przepisami prawa lub umową z wykonawcą/dostawcą.
Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów z rachunku bankowego Beneficjenta przedstawiające dokonane operacje bankowe lub kopie przelewów bankowych wygenerowanych elektronicznie na których widnieje adnotacja „ zaksięgowano dnia…” lub pokrewna, potwierdzających poniesienie wydatków za okres, którego dotyczy wniosek o płatność. Zgodność z oryginałem kopii dokumentu poświadczana jest przez umieszczenie np. słów „za zgodność z oryginałem”/”zgodnie z oryginałem”, oraz daty i odręcznego podpisu osoby z pionu finansowego (np. główny księgowy) lub innej osoby upoważnionej pisemnie przez beneficjenta, wraz z podaniem pełnionej funkcji/stanowiska służbowego w instytucji składającej wniosek (np. pieczątka).
Inne dokumenty (gdy są wymagane zgodnie z umową o dofinansowanie); w szczególności:
w przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane – poświadczone jw. za zgodność z oryginałem kopie protokołów odbioru urządzeń, przyjęcia na magazyn z podaniem ich miejsca składowania,
oświadczone jw. kopie dokumentów potwierdzających realizację danego projektu lub jego części zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu (np. wymagane dyplomy, certyfikaty, dokumenty potwierdzające realizację Prawa zamówień publicznych);
beneficjenci, którzy zgodnie z ustawą o rachunkowości mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych są zobowiązani do przedłożenia wraz z pierwszą fakturą/ innym dokumentem księgowym o równoważnej wartości dowodowej, wyrażonej w walucie obcej, informację o zasadach ujętych w polityce rachunkowości stosowanych do rozliczeń związanych z transakcjami walutowymi.
Beneficjent zobowiązany jest corocznie, wraz z pierwszym wnioskiem o płatność składanym w danym roku, przedkładać oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT wraz z zaświadczeniem właściwego urzędu skarbowego o statusie podatnika VAT.
W przypadku, gdy Beneficjent dołącza do wniosku o płatność inne załączniki, nie wskazane w punkcie 28, powinien umieścić tą informację w piśmie przekazującym wniosek (lub dodatkowym zestawieniu załączników).
Oświadczenia, wyjaśnienia, pełnomocnictwa i inne tego typu dokumenty sporządzane przez beneficjenta w związku z rozliczaniem projektu powinny być przedkładane w oryginale i opatrzone datą sporządzenia. Pełnomocnictwa powinny zawierać co najmniej informację określającą zakres przedmiotowy pełnomocnictwa, okres jego obowiązywania (określenie od kiedy, do kiedy jest ważne) oraz dane osoby, której upoważnienie jest udzielane.
Pod załącznikami należy wpisać:
Nazwę miejscowości i datę sporządzenia wniosku o płatność.
Wniosek musi być parafowany przez osobę do tego upoważnioną na każdej ze stron oraz opatrzony podpisem i pieczęcią imienną na ostatniej stronie przez przynajmniej jedną osobę, upoważnioną do podpisania wniosku.
Każdy z załączników musi być parafowany na każdej ze stron przez osobę do tego upoważnioną oraz opatrzony pieczęcią imienną, w przypadku, gdy nie jest potwierdzany za zgodność z oryginałem.
Do umieszczania paraf oraz podpisów na wniosku o płatność i załącznikach należy używać tuszu niebieskiego.