28.
Należy załączyć wszelkie wymagane załączniki do wniosku o płatność. Wymóg ten nie dotyczy projektów opisanych w Uwagach ogólnych niniejszej instrukcji, które rozliczane są w oparciu o zestawienie faktur wymienionych w punkcie (15) wniosku o płatność. W przypadku takich projektów należy przekreślić treść punktu 1, a następnie parafować.
Załączniki powinny być opisane poprzez wskazanie numeru i tytułu projektu finansowanego w ramach EFRR, którego dotyczą.
Do wniosków o płatność składane są następujące załączniki:
Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzających dokonanie wydatków kwalifikowalnych. Potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta kserokopie oryginałów faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie powinny zawierać opis (który jest kopią opisu widniejącego na oryginale faktury), zawierający co najmniej:
Numer umowy o dofinansowanie projektu,
Tytuł projektu,
Opis związku wydatku z projektem – należy zaznaczyć, do którego działania w harmonogramie rzeczowo-finansowym, stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie projektu, odnosi się wydatek opisany fakturą/innym dokumentem o równoważnej wartości dowodowej. W przypadku, gdy dokument zawiera wydatki dotyczące więcej niż jednego działania, należy wymienić wszystkie z podaniem ich wartości oraz informacją, która pozycja z faktury/innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej dotyczy poszczególnych działań. Jeżeli w harmonogramie rzeczowo-finansowym działania są podzielone na poddziałania, to należy w opisie dokumentów zachować taką samą szczegółowość. W przypadku gdy występują również wydatki niekwalifikowane, należy wskazać ich wartość tak aby suma wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych była tożsama z całkowitą wartością dokumentu.
Informację o poprawności formalnej i merytorycznej,
Opis w zakresie stosowania ustawy PZP:
Na fakturze należy zamieścić adnotację, iż wydatki wykazane na fakturze są poniesione w zgodzie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych – poprzez podanie Dz. U. i pełnej podstawy prawnej - nr art., jeśli dotyczy również - ust., pkt (podana podstawa prawna będzie wskazywała na powód stosowania ustawy do danych wydatków lub na powód wyłączenia z przepisów ustawy).
Przedłożone do wniosku faktury/ inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wystawione w innym języku niż język polski należy przetłumaczyć w sposób wiarygodny i rzetelny, przez osobę posiadającą dyplom lub certyfikat poświadczający znajomość danego języka i dołączyć opatrzone czytelnym podpisem tłumacza tłumaczenie faktury do wniosku o płatność. Kwoty z faktur /innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wyrażone w walucie obcej należy przeliczyć na złote polskie, stosując właściwy na dany dzień kurs waluty zgodnie z art. 30 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 nr 152, poz. 1223) tj. wg kursu średniego ustalonego dla danej waluty przez NBP na dzień przeprowadzenia operacji zakupu (jest to z reguły data wystawienia faktury) lub wg kursu ustalonego w dokumencie odprawy celnej (w zgłoszeniu celnym). Beneficjenci rozliczający się na podstawie Ustawy z dnia 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 Nr 14 poz. 176 ze zmianami) powinni dokonać stosownego przeliczenia w oparciu o metodologię zgłoszoną do właściwego urzędu skarbowego zgodnie z wymogami art. 14b wskazanej ustawy.
W przypadku braku możliwości umieszczenia opisu na odwrocie oryginału faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej należy opis umieścić na oddzielnej kartce trwale złączonej z fakturą/dokumentem księgowym o równoważnej wartości dowodowej. Trwałe złączenie oznacza, iż kartka ta powinna być opisana jako załącznik do faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. Na oryginale dokumentu powinien się znaleźć zapis informujący o załączniku oraz numer umowy o dofinansowanie projektu i kwota wydatków kwalifikowalnych. Faktura/dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej powinien być przechowywany łącznie z ww załącznikiem.
Dowody księgowe wystawione w walucie obcej:
Beneficjent jest zobowiązany umieścić na fakturach informację o zastosowanych kursach (księgowym i rzeczywistym) tj. podać kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dokonanie transakcji, kurs faktycznie zastosowany, wynikający z polityki rachunkowości beneficjenta lub z przyjętych przez beneficjenta zasad rozliczeń związanych z transakcjami walutowymi stosowanymi
w przedsiębiorstwach nie posiadających polityki rachunkowości oraz daty obowiązywania podanych kursów. Na fakturze należy również wskazać wysokość kosztu księgowego i rzeczywiście poniesionego, przeliczone po ww. kursach.
W przypadku, gdy system przetwarzania danych (np. program rachunkowo-księgowy) zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk to dopuszczalne jest załączenie takiego dokumentu bez ww. opisu.
Beneficjent zobowiązany jest do złożenia, wraz z pierwszą fakturą (lub innym dokumentem księgowym o równoważnej wartości dowodowej) w walucie obcej informacji o zasadach ujętych
w polityce rachunkowości, stosowanych do rozliczeń związanych z transakcjami walutowymi, jeżeli odrębne przepisy nakładają obowiązek posiadania takiej polityki. Beneficjenci nieposiadający polityki rachunkowości przedkładają w IP II informację o przyjętych zasadach rozliczeń związanych
z transakcjami walutowymi stosowanymi w przedsiębiorstwie Zasady dotyczące transakcji walutowych przyjęte przez beneficjenta pozostają takie same w całym roku obrachunkowym.
Zasady przeliczania dowodów księgowych wystawionych w walutach obcych zostały opisane w Przewodniku Beneficjenta w punkcie 7.4.
Wszystkie kopie dokumentów powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę do tego upoważnioną oraz opatrzone datą. Prawidłowo potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia to podpis na każdej stronie np. z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem”/”zgodnie z oryginałem” lub podpis na pierwszej stronie z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony …do strony….” oraz parafki na pozostałych stronach – dokument powinien mieć ponumerowane strony i być spięty, tak aby nie ulegało wątpliwości, co jest potwierdzane za zgodność z oryginałem.
UWAGA!
Istnieje obowiązek nadawania oryginałom faktur/innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej oznaczenia informującego o Programie i Funduszu, z którego finansowane są wydatki.
W związku z tym faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej powinny być opatrzone adnotacją: „Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa w ramach RPO WP na lata 2007-2013”. W przypadku, gdy projekt nie jest współfinansowany z budżetu państwa zwrot „oraz z budżetu państwa” nie jest zamieszczany. Zapis ten może również występować w formie pieczęci.
Zgodnie z wymogiem Komisji Europejskiej adnotacja ta powinna być umieszczona na pierwszej stronie oryginału faktury (przed jej skopiowaniem).
Dodatkowo zgodnie z wymogiem Komisji Europejskiej na pierwszej stronie oryginału faktury/innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej, należy zamieścić informację o tym, kiedy wykazano wydatek we wniosku o płatność. W związku z tym faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej powinny być opatrzone adnotacją: „Ujęto we wniosku o płatność z dnia …” (dzień – miesiąc- rok w dowolnym formacie - data podpisania pierwszej wersji wniosku o płatność, w którym ujęto wydatek).
Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac, np. protokoły odbioru – dotyczy to tylko przypadków, gdy dokumenty te są wymagane przepisami prawa lub umową z wykonawcą/dostawcą.
Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów z rachunku bankowego Beneficjenta przedstawiające dokonane operacje bankowe lub kopie przelewów bankowych wygenerowanych elektronicznie na których widnieje adnotacja „ zaksięgowano dnia…” lub pokrewna, potwierdzających poniesienie wydatków za okres, którego dotyczy wniosek o płatność. Zgodność z oryginałem kopii dokumentu poświadczana jest przez umieszczenie np. słów „za zgodność z oryginałem”/”zgodnie z oryginałem”, oraz daty i odręcznego podpisu osoby z pionu finansowego (np. główny księgowy) lub innej osoby upoważnionej pisemnie przez beneficjenta, wraz z podaniem pełnionej funkcji/stanowiska służbowego w instytucji składającej wniosek (np. pieczątka).
W przypadku wydruków generowanych elektronicznie nie ma potrzeby potwierdzania za zgodność z oryginałem, wystarczy dokument parafować i opatrzyć pieczęcią imienną.
Inne dokumenty (gdy są wymagane zgodnie z umową o dofinansowanie); w szczególności:
w przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane – poświadczone jw. za zgodność z oryginałem kopie protokołów odbioru urządzeń, przyjęcia na magazyn z podaniem ich miejsca składowania,
poświadczone jw. kopie dokumentów potwierdzających realizację danego projektu lub jego części zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu (np. wymagane dyplomy, certyfikaty, dokumenty potwierdzające realizację Prawa zamówień publicznych);
beneficjenci, którzy zgodnie z ustawą o rachunkowości mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych są zobowiązani do przedłożenia wraz z pierwszą fakturą/ innym dokumentem księgowym o równoważnej wartości dowodowej, wyrażonej w walucie obcej, informację o zasadach ujętych w polityce rachunkowości stosowanych do rozliczeń związanych z transakcjami walutowymi.
W przypadku projektów, w których VAT jest kosztem kwalifikowalnym Beneficjent, zobowiązany jest corocznie, wraz z pierwszym wnioskiem o płatność składanym w danym roku, przedkładać oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT z podaniem podstawy prawnej wskazującej na brak możliwości odzyskania podatku VAT wraz ze zobowiązaniem się do zwrotu zrefundowanej w ramach projektu części poniesionego VAT w przypadku zaistnienia przesłanek umożliwiających odzyskanie ww. podatku w tym – jeżeli projekt zostanie wykorzystany na cele działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Na oświadczeniu należy zamieścić klauzulę o odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 297 kodeksu karnego, dotyczącej poświadczenia nieprawdy, co do okoliczności mającej znaczenie prawne wraz z zaświadczeniem właściwego urzędu skarbowego o statusie podatnika VAT
W przypadku, gdy Beneficjent dołącza do wniosku o płatność inne załączniki, nie wskazane w punkcie 28, powinien umieścić tą informację w piśmie przekazującym wniosek (lub dodatkowym zestawieniu załączników).
Oświadczenia, wyjaśnienia, pełnomocnictwa i inne tego typu dokumenty sporządzane przez beneficjenta w związku z rozliczaniem projektu powinny być przedkładane w oryginale i opatrzone datą sporządzenia. Pełnomocnictwa powinny zawierać co najmniej informację określającą zakres przedmiotowy pełnomocnictwa, okres jego obowiązywania (określenie od kiedy, do kiedy jest ważne) oraz dane osoby, której upoważnienie jest udzielane.
Pod załącznikami należy wpisać:
Nazwę miejscowości i datę sporządzenia wniosku o płatność.
Wniosek musi być parafowany przez osobę do tego upoważnioną na każdej ze stron oraz opatrzony podpisem i pieczęcią imienną na ostatniej stronie przez przynajmniej jedną osobę, upoważnioną do podpisania wniosku.
Każdy z załączników musi być parafowany na każdej ze stron przez osobę do tego upoważnioną oraz opatrzony pieczęcią imienną, w przypadku, gdy nie jest potwierdzany za zgodność z oryginałem.
Do umieszczania paraf oraz podpisów na wniosku o płatność i załącznikach należy używać tuszu niebieskiego.