15.
Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem:
Beneficjent wykazuje we wniosku o płatność chronologicznie wg daty wystawienia dokumentu WYŁĄCZNIE dokumenty potwierdzające poniesione wydatki kwalifikowalne. Każda faktura/inny dokument księgowy o równoważnej wartosci dowodowej może być ujęta w tabeli 15 tylko raz.
W zestawieniu należy ująć wszystkie faktury zapłacone w całości lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, które stanowią udokumentowanie poniesienia wydatków kwalifikowalnych przez beneficjenta w ramach projektu w okresie objętym danym wnioskiem lub wcześniej. Data dokonania pierwszej płatności nie może być wcześniejsza niż 1 styczeń 2007, a w przypadku projektów objętych pomocą publiczną nie może być wcześniejsza niż dzień następujący po dniu złożenia Wniosku o dofinansowanie Projektu w ramach RPO WP (dotyczy projektów złożonych w ramach konkursów ogłoszonych po 1 stycznia 2009 r.) lub nie wcześniejsza niż data otrzymania przez Beneficjenta pisma potwierdzającego przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia, że Projekt kwalifikuje się do otrzymania pomocy (dotyczy projektów złożonych w ramach konkursów ogłoszonych w 2008 roku oraz projektów w których beneficjent spełnia przesłanki dużego przedsiębiorcy).
Kolumny w tabeli w punkcie 15 należy wypełnić następująco:
Ad.1: należy podać numer faktury, a jeśli nie jest to możliwe, numer dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, np. nr repertorium w przypadku aktu notarialnego.
Ad.2: należy podać numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe
Ad.3: należy podać NIP wystawcy dokumentu
Ad.4: należy podać datę wystawienia faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej.
Ad.5: należy podać datę dokonania płatności faktury lub innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. W zestawieniu mogą zostać ujęte wyłącznie w całości zapłacone dokumenty. Jeżeli np. faktura była płacona ratami, należy wskazać wszystkie daty płatności za daną fakturę. Dokument, który nie został w całości zapłacony nie może być umieszczany we wniosku o płatność.
W tabeli w pkt 15 wniosku o płatność można ujmować wyłącznie dokumenty opłacone nie później niż w dniu podpisania pierwotnej wersji wniosku o płatność.
W przypadku, gdy refundacji ma podlegać koszt, a nie wydatek np. amortyzacja, należy podać datę księgowania dokumentu (dokonania księgowania na właściwych kontach księgowych).
Ad.6: należy podać nazwę towaru/usługi wyszczególnionego/ej na fakturze/innym dokumencie księgowym o równoważnej wartości dowodowej, będącego/ej kosztem kwalifikowalnym.
W przypadku, gdy faktura/ inny dokument o równoważnej wartości dowodowej zawiera zarówno pozycje z grupy wydatków kwalifikowalnych jak i niekwalifikowalnych, wówczas należy wpisać jedynie pozycje dotyczące wydatków kwalifikowalnych (podając numer pozycji na fakturze oraz dokładny opis/nazwę wydatku z faktury).
Ujmowanie pozycji w sposób zbiorczy:
Istnieje możliwość wpisania zbiorczej nazwy asortymentu np. „meble biurowe”, zamiast przepisywania wszystkich pozycji z faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, jednakże może to nastąpić wyłącznie w przypadku, gdy spełnione są łącznie dwa niżej wymienione warunki:
- wszystkie wydatki z faktury dotyczą jednego asortymentu,
- wszystkie pozycje faktury dotyczą wydatków kwalifikowalnych,
W przypadku, gdy tylko kilka pozycji z danego asortymentu (z jednej faktury) jest niekwalifikowalnych możliwe jest umieszczenie w zestawieniu zbiorczej nazwy towarów z jednego asortymentu ze wskazaniem pozycji wyłączonych (np. „materiały biurowe z wył. poz. 28 (papier)”).
Ad.7: należy podać kwotę brutto, na którą została wystawiona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej, dotyczącą zarówno wydatków kwalifikowalnych, jak i niekwalifikowalnych.
Ad.8: należy podać kwotę netto, na którą została wystawiona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej, dotyczącą zarówno wydatków kwalifikowalnych, jak i niekwalifikowalnych.
Ad.9: należy podać kwotę wydatków kwalifikowalnych ogółem, zgodnie z przepisami Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r., Rozporządzeniem Komisji
(WE) nr 1828/2006 ustanawiające zasady wdrażania EFRR, EFS oraz Funduszu Spójności, rozporządzeniem nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie kwalifikowania wydatków związanych z projektami współfinansowanymi z funduszy strukturalnych oraz z przepisami krajowymi i dokumentami programowymi. W przypadku, gdy VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym, kwota wydatku kwalifikowalnego obejmuje VAT.
Ad.10: Należy wyszczególnić kwotę VAT z kwoty wydatku kwalifikowalnego ogółem z kolumny nr 9. Podatek VAT wykazywany w kolumnie 10 odnosi się tylko i wyłącznie do wydatków kwalifikowalnych. W przypadku, gdy VAT jest niekwalifikowalny dla danego beneficjenta, wówczas w kolumnie 10 należy wpisać „0,00”.
W przypadku, gdy beneficjent otrzymał fakturę korygującą, wówczas w punkcie 15 danego wniosku, beneficjent powinien wykazać fakturę korygującą, uzupełniając kolumny od 1-16 wg powyższych wytycznych (Ad.1 – Ad.16), wpisując w kolumny 9 i 10 tylko różnicę wynikającą z dokonania korekty (jeśli faktura korygująca jest zmniejszająca, beneficjent wpisuje kwotę różnicy ze znakiem minus „-”, natomiast jeśli faktura korygująca jest zwiększająca beneficjent wpisuje kwotę różnicy zwiększenia).
Jeżeli faktura korygowana i faktura korygująca są wykazywane w ramach jednego wniosku o płatność w punkcie 15 należy je umieścić w sąsiadujących wierszach. Natomiast, gdy faktura korygująca dotyczy faktury ujętej w jednym z poprzednich wniosków o płatność, należy ją wykazać w ostatnich wierszach w punkcie 15 przed ewentualnymi fakturami dotyczącymi poprzednich okresów, nie ujętymi we wcześniejszych wnioskach o płatność. W piśmie przewodnim, należy umieść informacje o fakturze korygowanej wraz z podaniem zakresu czasowego wniosku, w którym została ujęta oraz datę jej refundacji.
Ad.11 Należy wyszczególnić kwotę wydatków podlegających zasadom pomocy publicznej z kwoty wydatków kwalifikowalnych z kolumny nr 9, zgodnie z informacjami zawartymi we wniosku o dofinansowanie.
Ad.12 Należy wyszczególnić wydatki kwalifikowalne odpowiadające zakresowi interwencji EFS w ramach programu operacyjnego EFRR z kwoty wydatków kwalifikowalnych z kolumny nr 9, zgodnie z informacjami zawartymi we wniosku o dofinansowanie.
Ad.13 Należy wyszczególnić wydatki związane z zakupem gruntów.
Ad.14 Należy wyszczególnić wydatki związane z kosztami pośrednimi, ogólnymi i rozliczanymi ryczałtowo.
Ad.15 Należy określić czy dany wydatek stanowi wydatek inwestycyjnyczy wydatek bieżący
Ad.16 W przypadku projektów partnerskich należy wpisać nazwę Partnera, którego dotyczy dany wydatek objęty wnioskiem
Ujmowanie wkładu niepieniężnego w punkcie 15:
W przypadku ujęcia w punkcie 15 wkładu niepieniężnego (np. nieruchomości, urządzeń, wolontariat), należy go wykazać w następujący sposób:
Ad.1: należy podać nazwę dokumentu, na podstawie którego dokonano wyceny wkładu niepieniężnego. Jeżeli dokument posiada numerację, należy wpisać odpowiedni numer.
Ad.2: nie dotyczy
Ad.3: nie dotyczy
Ad.4: należy podać datę dokonania wyceny wkładu niepieniężnego/datę wystawienia dokumentu na podstawie którego dokonano wyceny wkładu niepieniężnego.
Ad.5: nie dotyczy
Ad.6: należy podać przedmiot wyceny.
Ad.7: należy podać wartość przedmiotu wyceny ogółem.
Ad.8: należy podać taką sama kwotę jak w kol.7.
Ad.9: należy podać tę część przedmiotu wyceny, która odpowiada wydatkom kwalifikowalnym związanym z wkładem niepieniężnym beneficjenta, zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu.
Ad.10: należy wpisać „0,00”
Kolumny od 11-16, należy wypełnić wg powyższych wytycznych (Ad.11 – Ad.16)